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Pagamentos Sob Suspeita: Desvendando Fraudes no Contas a Pagar e nos Lançamentos Contábeis e Fiscais

Lucas Ribeiro

As fraudes em Contas a Pagar representam um desafio significativo para empresas de todos os tamanhos, com impactos que vão desde prejuízos financeiros diretos até danos tributários de longo prazo e perda de credibilidade dos lançamentos contábeis. Tenho acompanhado diversas empresas, de diferentes setores, ao longo dos últimos 15 anos e sempre me surpreendo com a capacidade das pessoas em novos métodos de fraudes.


O curioso é que muitas fraudes são consideradas “inofensivas”, porque rapidamente são descobertas e impedidas, enquanto isso há outras invisíveis, que pouco a pouco sugam a lucratividade e o caixa. Confira exemplos de algumas das modalidades de fraudes detectadas e impedidas com a solução de Invoice-To-Pay da ROIT:

  1. Fornecedor emite Nota Fiscal com valor inferior para um pedido de compra de valor superior, edita o PDF e/ou o XML e envia para a sua empresa. Por exemplo, emite a NFSe com valor de R$ 1.000 na prefeitura, mas adultera o PDF/XML para R$ 10.000. A sua empresa aceita, porque não consulta autenticidade no site do Município e toma créditos de PIS/COFINS sobre o valor maior, além de deduzir indevidamente IRPJ/CSLL. Ou seja, um impacto fiscal preocupante. Na solução de Invoice-To-Pay da ROIT, consultamos autenticidade e cancelamento dos documentos e impedimos de forma automática essa fraude.
  2. Pagamentos para notas fiscais falsas e lançamentos inventados são um grande problema quando seu ERP aceita tudo sem questionar. Basicamente, se alguém com as permissões certas quiser, pode facilmente criar um pedido de compra falso, um lançamento fiscal que nunca terá uma nota fiscal de verdade, ou até mesmo um pagamento para um fornecedor "laranja" - tudo isso porque o sistema não faz as verificações necessárias com os documentos originais. O pior é que quem aprova esses pagamentos, na correria do dia a dia, nem sempre tem tempo para checar tudo detalhadamente e acaba deixando passar a fraude. Por isso, tratamos tudo na Esteira de Invoice-To-Pay da ROIT a partir da extração oficial dos documentos fiscais e não fiscais, com consultas diretas na SEFAZ, Prefeituras e CIP (Câmara Interbancária de Pagamentos).
  3. Fornecedor cancela a Nota Fiscal após receber o pagamento. Esse é um clássico! Como muitas prefeituras no Brasil permitem o cancelamento com prazos longos (incríveis 6 meses no município de São Paulo, por exemplo), o fornecedor  aproveita para receber e depois pedir o cancelamento, evitando a incidência de todos os tributos. Por outro lado, a sua empresa tem uma nota fiscal escriturada que não existe, imprestável para créditos de PIS/COFINS (9,25%) e para a dedutibilidade do IRPJ e da CSLL (34%). 


Certa vez fizemos uma prévia para uma grande empresa, com as notas fiscais de serviços tomados dos últimos 90 dias, e identificamos incríveis R$45 milhões pagos vinculados a notas canceladas. Uma parte das notas tinha sido substituída na prefeitura, mas não no ERP (erro formal) e outra parte significativa por má-fé de fornecedores. É por isso que a nossa solução de Invoice-To-Pay consulta ativamente o cancelamento, nota a nota, via API ou RPA (robôs), até o prazo limite de cada município. Veja esse exemplo abaixo: o fornecedor emitiu a nota em 16/11/2023 e só cancelou em 23/12/2023:


4. Multas, Juros e Encargos desconsiderados: essa situação é surpreendentemente comum e muitas vezes não é vista como fraude pelas empresas, virando prática habitual misturar multas e juros na mesma conta contábil junto ao valor total da nota ou do pagamento. Por isso, quando líderes como o CFO, CEO ou a diretoria questionam sobre o total pago em multas e juros a fornecedores e escutam que é "quase nada", há grandes chances de que esses custos estejam sendo escondidos em lançamentos consolidados. Estão no campo “Valor Total”. Mas quando analisamos detalhadamente faturas, especialmente de serviços como telecomunicações e energia, notamos a presença desses encargos.


A Esteira de Invoice-To-Pay da ROIT resolve esse problema ao separar esses valores automaticamente, oferecendo uma visão clara e correta dos custos. Esse cuidado se aplica também a tributos e pagamentos a outros fornecedores, garantindo transparência total. No exemplo abaixo, nossa IA extraiu e separou os valores de Multas e Juros:


5. Faturas, Notas e até Boletos Duplicados: quando não há controle automatizado, com diferentes critérios e uma IA treinada para isso, podem ocorrer pagamentos de múltiplas faturas, notas ou boletos, para uma única transação, devido a erros de processamento ou intencionalmente por parte de fornecedores desonestos.


6. Alteração de Dados Bancários de Fornecedores: a alteração de dados bancários pode ocorrer dentro do próprio ERP, ainda que seja SAP, Protheus ou Oracle, ou o mais comum: serem alteradas diretamente no arquivo CNAB enviado ao banco. O desvio do pagamento ocorre e a empresa só vai descobrir quando o fornecedor reclama ou negativa a empresa nos órgãos de proteção ao crédito. Por isso, ter um Portal do Fornecedor dá total transparência para que cada fornecedor possa acompanhar o processamento e status de pagamento por documento e por pedido de compra.


7. Se tudo precisa ser aprovado, provavelmente nada está sendo analisado: sua empresa utiliza um fluxo padrão de aprovação para qualquer valor? Imagine um diretor de uma grande empresa aprovando 1.000 pagamentos em um dia, quantos de fato ele conseguirá analisar? Isso é absolutamente impossível, além de consumir um tempo nobre e caro. Por isso, em nossa etapa de Contas a Pagar da Esteira de Invoice-To-Pay, trazemos sinalizadores, que facilitam a tomada de decisão de aprovação, baseada no histórico analisado pela IA. De maneira extremamente rápida e fácil. No exemplo abaixo você observa como sinalizamos se o pagamento a ser aprovado é igual ao período anterior, menor, maior ou é um pagamento inédito, que merece mais atenção e análise:


O desafio de lidar com as fraudes no departamento de Contas a Pagar pede uma revolução na forma como as coisas são feitas, deixando para trás os processos manuais e tradicionais, que dependem muito dos ERPs e da entrada de dados por pessoas, para adotar uma automação avançada. Isso significa usar um sistema onde tudo é processado automaticamente, ligando os pagamentos diretamente aos documentos que os originam, como notas fiscais, boletos, contratos e faturas, eliminando a necessidade de intervenção humana. Esse método, conhecido como "Touchless Document Processing", se torna ainda mais seguro quando segue rigorosamente as normas contábeis e fiscais e utiliza a tecnologia Blockchain para registrar as transações de forma permanente e à prova de alterações, impedindo a famosa "criatividade contábil".


Integrando diversas tecnologias à nossa solução de Invoice-To-Pay, criamos uma estratégia eficaz e direcionada para combater fraudes em contas a pagar, desvios contábeis e irregularidades fiscais. Com uma postura proativa e preventiva, essa abordagem utiliza Inteligência Artificial para analisar as transações em tempo real. A IA examina cada operação minuciosamente, identificando comportamentos fora do padrão ou suspeitos, que podem ser indícios de tentativas de fraude ou de fornecedores com intenções duvidosas. À medida que processa novas transações, a tecnologia se aprimora continuamente, tornando-se mais apta a reconhecer e reagir a atividades anormais. Isso é crucial num ambiente onde as técnicas de fraude se renovam constantemente.


Além da detecção de fraudes, soluções como a Esteira de Invoice-To-Pay da ROIT facilitam o compliance contábil e fiscal, garantindo que todas as transações estejam em plena conformidade com os padrões contábeis e com a legislação tributária vigente. Isso é especialmente relevante no Brasil, onde o sistema tributário é notoriamente complexo e as regras fiscais mudam frequentemente, potencializadas agora com a Reforma Tributária. 


Ainda há outros ganhos. A implementação de soluções tecnológicas avançadas reforça a cultura de honestidade e responsabilidade nas empresas. Com essas soluções, é possível criar sistemas de controle interno muito mais eficazes, que não se limitam a auditorias pontuais após o fechamento do período. Isso não só ajuda a evitar fraudes, mas também aumenta a confiança dos stakeholders na saúde financeira da organização. Em um cenário corporativo que valoriza cada vez mais a ética e a responsabilidade social, investir em tecnologias que suportam esses princípios, é definitivamente mover-se na direção certa. É ESG prático e bem aplicado.


Agende uma demonstração agora com um dos nossos especialistas em Hiperautomação e impeça as fraudes de acontecerem na sua empresa. 

https://www.roit.com.br/produto/esteira-de-invoice-to-pay 


28 de janeiro de 2025
O Supremo Tribunal Federal (STF) voltou ao julgamento que afastou a incidência do ICMS nas transferências interestaduais de mercadorias entre estabelecimentos de uma mesma empresa. Mesmo com a modulação da decisão, a questão, segundo os contribuintes, não ficou completamente definida. Empresas acabaram autuadas por não pagamento do imposto. O tema está na pauta dos tribunais superiores há mais de 30 anos. O primeiro precedente qualificado sobre o tema é de 1996: a Súmula nº 166 do Superior Tribunal de Justiça (STJ). O texto diz que “não constitui fato gerador do ICMS o simples deslocamento de mercadoria de um para outro estabelecimento do mesmo contribuinte”. Em 2021, o Supremo julgou o assunto com repercussão geral, no Tema 1099. Foi decidido que a cobrança era inconstitucional, mas a decisão foi modulada para só ter eficácia para o exercício financeiro de 2024, exceto para os processos administrativos e judiciais pendentes de julgamento “até a data de publicação da ata de julgamento da decisão de mérito da ADC 49”, que foi dia 29 de abril de 2021. O problema é que alguns Estados começaram a lavrar autos de infração para os exercícios financeiros entre a data de publicação da ata e o início da vigência da decisão – ou seja, de maio de 2021 até dezembro de 2023. Porém, para tributaristas, não faz sentido cobrar um imposto que foi declarado inconstitucional em razão da modulação de efeitos. Os contribuintes já tinham tentado restringir a cobrança em embargos de declaração na ADC 49. Mas eles foram rejeitados duas vezes porque tinham sido apresentados por amici curiae (interessados no processo, e não as partes). Agora, a questão voltou à Corte na forma de recurso extraordinário, e já há maioria no Plenário para reconhecer que ela tem repercussão geral e para reafirmar a modulação nos termos em que foi formulada em 2023 (RE 1490708). Segundo Monique Salgado, Head of Legal da ROIT, empresa que usa inteligência artificial para soluções tributárias, e advogada da causa que chegou ao Supremo, os desembargadores do Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP) tiveram posicionamento pró-contribuinte, mas a Procuradoria-Geral do Estado (PGE) recorreu para tentar chancelar a cobrança retroativa. “Se o Estado puder cobrar esse ICMS, vai virar uma caça às bruxas contra os contribuintes. A modulação de efeitos serve para garantir a segurança jurídica, e não para dar carta branca para os Estados cobrarem um imposto que foi considerado inconstitucional”, diz. Apesar de o entendimento do TJSP no caso ser pró-contribuinte, outros tribunais têm dado razão ao Fisco. Em março de 2024, a 21ª Câmara Cível do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul (TJRS) negou o pedido de uma empresa para não pagar o imposto porque o processo “não se enquadra na exceção estabelecida [na modulação], considerando que impetrado apenas em 30 de março de 2023”. O Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG) também deu razão ao Fisco quanto à data de validade do precedente do Supremo, e reformou a sentença favorável que o contribuinte tinha conseguido na primeira instância (processo nº 1.0000.24.155972-3/001). Até o fechamento da edição, havia sete votos pela manutenção do entendimento atual. Ainda há a possibilidade de algum ministro pedir destaque e levar o julgamento para o plenário físico. Se prevalecer o entendimento atual, ficará mantida a situação que abriu a brecha para a cobrança do imposto pelos Estados, segundo Bruno Teixeira, sócio tributarista de TozziniFreire Advogados. No voto condutor do julgamento, o relator do processo, ministro Luís Roberto Barroso, apontou que a “desconsideração da modulação, além de violar a autoridade das decisões do STF em jurisdição constitucional, contraria a segurança jurídica e o equilíbrio fiscal que justificaram a modulação”. Para os representantes dos contribuintes, no entanto, o imposto não pode ser exigido. “Eu até diria que, no julgamento da ADC 49, ficou muito claro que não poderia cobrar. Inclusive, em seu voto, o ministro Nunes Marques fez a ressalva explícita de que eventual modulação não autorizava a Fazenda a autuar os contribuintes”, diz Teixeira. A situação dos contribuintes é duplamente negativa, aponta o especialista: por um lado, não pode reivindicar o tributo que eventualmente tenha sido pago antes da declaração de inconstitucionalidade e, por outro, está sujeito à cobrança retroativa dos tributos em relação a exercícios financeiros passados. Leonardo Roesler, especialista em direito tributário do RCA Advogados, aponta que as empresas que não judicializaram a questão estão sendo obrigadas a pagar um imposto declarado inconstitucional. “A solução justa deveria ser permitir que as empresas compensem o imposto pago indevidamente.” A manutenção da tese fragiliza as empresas que escolheram não judicializar uma questão que já parecia pacificada no Judiciário há muitos anos, afirma Mariana Ferreira, coordenadora tributária no Murayama Affonso Ferreira e Mota Advogados. “Esse julgamento evidencia que a segurança jurídica na esfera tributária é muito frágil, o que leva à infeliz necessidade de os contribuintes precisarem judicializar causas pelas quais, em regra, eles não precisariam brigar”, diz a advogada. “Estamos falando de três anos de recolhimento, é um impacto muito significativo no caixa das empresas.” Procurada pelo Valor, a Procuradoria-Geral do Estado de São Paulo (PGR-SP) não se manifestou. Fonte: Valor Econômico , 28 de janeiro de 2025

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28 de janeiro de 2025
O Supremo Tribunal Federal (STF) voltou ao julgamento que afastou a incidência do ICMS nas transferências interestaduais de mercadorias entre estabelecimentos de uma mesma empresa. Mesmo com a modulação da decisão, a questão, segundo os contribuintes, não ficou completamente definida. Empresas acabaram autuadas por não pagamento do imposto. O tema está na pauta dos tribunais superiores há mais de 30 anos. O primeiro precedente qualificado sobre o tema é de 1996: a Súmula nº 166 do Superior Tribunal de Justiça (STJ). O texto diz que “não constitui fato gerador do ICMS o simples deslocamento de mercadoria de um para outro estabelecimento do mesmo contribuinte”. Em 2021, o Supremo julgou o assunto com repercussão geral, no Tema 1099. Foi decidido que a cobrança era inconstitucional, mas a decisão foi modulada para só ter eficácia para o exercício financeiro de 2024, exceto para os processos administrativos e judiciais pendentes de julgamento “até a data de publicação da ata de julgamento da decisão de mérito da ADC 49”, que foi dia 29 de abril de 2021. O problema é que alguns Estados começaram a lavrar autos de infração para os exercícios financeiros entre a data de publicação da ata e o início da vigência da decisão – ou seja, de maio de 2021 até dezembro de 2023. Porém, para tributaristas, não faz sentido cobrar um imposto que foi declarado inconstitucional em razão da modulação de efeitos. Os contribuintes já tinham tentado restringir a cobrança em embargos de declaração na ADC 49. Mas eles foram rejeitados duas vezes porque tinham sido apresentados por amici curiae (interessados no processo, e não as partes). Agora, a questão voltou à Corte na forma de recurso extraordinário, e já há maioria no Plenário para reconhecer que ela tem repercussão geral e para reafirmar a modulação nos termos em que foi formulada em 2023 (RE 1490708). Segundo Monique Salgado, Head of Legal da ROIT, empresa que usa inteligência artificial para soluções tributárias, e advogada da causa que chegou ao Supremo, os desembargadores do Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP) tiveram posicionamento pró-contribuinte, mas a Procuradoria-Geral do Estado (PGE) recorreu para tentar chancelar a cobrança retroativa. “Se o Estado puder cobrar esse ICMS, vai virar uma caça às bruxas contra os contribuintes. A modulação de efeitos serve para garantir a segurança jurídica, e não para dar carta branca para os Estados cobrarem um imposto que foi considerado inconstitucional”, diz. Apesar de o entendimento do TJSP no caso ser pró-contribuinte, outros tribunais têm dado razão ao Fisco. Em março de 2024, a 21ª Câmara Cível do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul (TJRS) negou o pedido de uma empresa para não pagar o imposto porque o processo “não se enquadra na exceção estabelecida [na modulação], considerando que impetrado apenas em 30 de março de 2023”. O Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG) também deu razão ao Fisco quanto à data de validade do precedente do Supremo, e reformou a sentença favorável que o contribuinte tinha conseguido na primeira instância (processo nº 1.0000.24.155972-3/001). Até o fechamento da edição, havia sete votos pela manutenção do entendimento atual. Ainda há a possibilidade de algum ministro pedir destaque e levar o julgamento para o plenário físico. Se prevalecer o entendimento atual, ficará mantida a situação que abriu a brecha para a cobrança do imposto pelos Estados, segundo Bruno Teixeira, sócio tributarista de TozziniFreire Advogados. No voto condutor do julgamento, o relator do processo, ministro Luís Roberto Barroso, apontou que a “desconsideração da modulação, além de violar a autoridade das decisões do STF em jurisdição constitucional, contraria a segurança jurídica e o equilíbrio fiscal que justificaram a modulação”. Para os representantes dos contribuintes, no entanto, o imposto não pode ser exigido. “Eu até diria que, no julgamento da ADC 49, ficou muito claro que não poderia cobrar. Inclusive, em seu voto, o ministro Nunes Marques fez a ressalva explícita de que eventual modulação não autorizava a Fazenda a autuar os contribuintes”, diz Teixeira. A situação dos contribuintes é duplamente negativa, aponta o especialista: por um lado, não pode reivindicar o tributo que eventualmente tenha sido pago antes da declaração de inconstitucionalidade e, por outro, está sujeito à cobrança retroativa dos tributos em relação a exercícios financeiros passados. Leonardo Roesler, especialista em direito tributário do RCA Advogados, aponta que as empresas que não judicializaram a questão estão sendo obrigadas a pagar um imposto declarado inconstitucional. “A solução justa deveria ser permitir que as empresas compensem o imposto pago indevidamente.” A manutenção da tese fragiliza as empresas que escolheram não judicializar uma questão que já parecia pacificada no Judiciário há muitos anos, afirma Mariana Ferreira, coordenadora tributária no Murayama Affonso Ferreira e Mota Advogados. “Esse julgamento evidencia que a segurança jurídica na esfera tributária é muito frágil, o que leva à infeliz necessidade de os contribuintes precisarem judicializar causas pelas quais, em regra, eles não precisariam brigar”, diz a advogada. “Estamos falando de três anos de recolhimento, é um impacto muito significativo no caixa das empresas.” Procurada pelo Valor, a Procuradoria-Geral do Estado de São Paulo (PGR-SP) não se manifestou. Fonte: Valor Econômico , 28 de janeiro de 2025
Product Insight
14 de janeiro de 2025
Nossa Esteira de Invoice To Pay agora permite a Consulta de Autenticidade por etapa para NFSe, Boletos e Faturas , inclusive dentro de períodos personalizados (ex.: 30 dias), mesmo após a integração. 🚀 Mas identificamos uma nova necessidade: consultas periódicas após a integração , como de 15 em 15 dias, por exemplo, oferecendo mais flexibilidade ao seu processo. O que Mudou? Estamos implementando a opção de consultas espaçadas! Agora, você pode definir intervalos regulares para verificar a autenticidade dos documentos após a integração, adaptando tudo às suas necessidades. ✨ Principais Funcionalidades 1.Consultas Personalizadas Defina intervalos regulares, como 3 em 3 dias , 7 em 7 dias , 15 em 15 dias , etc. A contagem começa a partir da integração do documento. 2. Período Limite Determine quantas vezes a consulta será feita. Exemplo: 7 em 7 dias, por até 4 vezes . 3.Manutenção do Formato Atual Se preferir, você pode manter o modelo tradicional de consulta dentro de um período fixo (ex.: 30 dias). 4.Registro Completo na Timeline Toda consulta será documentada automaticamente na timeline da Esteira. 💡 Exemplo Prático Um cliente deseja consultas de 7 em 7 dias, por até 4 vezes após a integração. Nesse caso, serão realizadas 4 consultas, uma a cada 7 dias, totalizando o intervalo solicitado. 📈 Benefícios para o Seu Processo Flexibilidade Total: Adapte o fluxo de consultas ao ritmo da sua operação. Agilidade e Controle : Mais segurança e acompanhamento detalhado nas autenticações. Transparência : Registros automáticos na timeline garantem rastreabilidade. ⚙️ Como Ativar? Essa nova funcionalidade será levantada junto com o cliente, com o nosso time de implantação. 🚀 Personalize seu processo de consulta de autenticidade e eleve sua gestão a outro nível!
27 de dezembro de 2024
Desenvolvemos um novo quadro para demonstração das simulações da reforma tributária onde as informações são exibidas de forma mais resumida e objetiva. Nele, é possível simular os impactos ano a ano durante o período de transição da Reforma Tributária. Dentro dele, temos o filtro "Ano Reforma", onde o usuário pode escolher o ano que quer projetar e ver os resultados entre Cenário AS IS x Cenário TO BE. Para prever esses cenários, recalculamos a base de cálculo de todos os tributos respeitando suas respectivas incidências. Com base na imagem abaixo, podemos ter um panorama do como ficarão a base de cálculo de todos os tributos durante a transição:
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