Governança corporativa e compliance: o que a tecnologia tem a ver com isso?

Confiabilidade e segurança resumem o que a governança corporativa e compliance significam no cenário empresarial contemporâneo. 

Para quem ainda não está familiarizado, a governança corporativa está relacionada às boas práticas empresariais. Há várias definições, mas em suma, são os processos, leis e políticas utilizadas para administrar uma empresa com transparência.

O compliance, por sua vez, engloba as atividades realizadas para que as regras estabelecidas pela governança corporativa sejam cumpridas. É um programa de prevenção, aplicado para alinhar uma organização com as diretrizes que norteiam as atividades que ela desempenha a fim de evitar condutas inapropriadas.

Para facilitar ainda mais a compreensão sobre governança corporativa e compliance, suas práticas e relação com a tecnologia — e a importância dessa integração —, separamos as principais informações sobre o tema. Acompanhe!

Os princípios da governança corporativa

Segundo o Código das Melhores Práticas de Governança Corporativa, quatro princípios básicos são os pilares que ajudam a criar um clima de confiança nas organizações e em suas relações com terceiros. 

Os externos aos quais nos referimos são os stakeholders: clientes, fornecedores, credores e acionistas.

Transparência

O princípio da transparência, como o nome sugere, consiste em deixar disponível aos interessados informações que vão além do que a lei ou regulamentações obrigam. 

Ou seja, as informações disponíveis aos terceiros devem ir além dos relatórios de desempenho econômico-financeiro. Elas devem abranger tudo que norteia a organização e que direciona à otimização do valor da empresa. 

Equidade

Este princípio também está relacionado aos stakeholders. Ele garante que todos recebam um tratamento justo e isonômico (igual) no que se refere aos seguintes fatores:

• interesses;
• necessidades;
• direitos;
• deveres;
• expectativas.

Prestação de contas

A prestação de contas é o princípio também conhecido como accountability, que diz que os atores de governança têm que prestar contas de sua atuação de modo conciso, claro e compreensível. 

Além disso, que assumam as consequências de seus atos ou de suas omissões, com responsabilidade e diligência na esfera de seus papéis. 

Responsabilidade corporativa

O quarto princípio determina que os atores (ou agentes) de governança são responsáveis por zelar pela viabilidade econômico-financeira da organização, assim como atuar para reduzir as externalidades negativas e aumentar as positivas em todas suas operações e negócios, seja em curto, médio ou longo prazo. 

Para isso, deve considerar os seguintes capitais:

• social;
• humano;
• financeiro;
• intelectual; 
• ambiental;
• manufaturado;
• reputacional.

O compliance e seus desafios

Assim como em toda atividade, a governança corporativa e compliance têm seus desafios. A elaboração e implementação de um programa de compliance enfrenta 4 entraves principais: 

1. Falta de recursos para implementar o programa
   Este é um dos principais motivos que podem travar um processo de criação de um setor de compliance, sobretudo para pequenas e médias empresas.
   
   No entanto, é preciso frisar que os custos são proporcionais ao que a empresa demanda. O trabalho pode, inclusive, ser terceirizado, além de ser possível fazer ajustes no compliance para empresas pequenas. 
   
   
2. Dificuldade no gerenciamento de riscos
   Quando falamos em governança corporativa e compliance, é preciso ter o entendimento de que a eficiência é fundamental para executar um programa de compliance e que os riscos não podem ser negligenciados.
   
   
3. Um exemplo é a não conformidade com a legislação, que pode acarretar sanções, multas e danos à reputação da organização. A solução é conhecer a fundo as leis que regem o negócio e implantar o due diligence (a investigação de terceiros, como fornecedores).
   
   
4. Falhas de monitoramento
   No compliance, o trabalho é contínuo. Por isso, se houver falhas no monitoramento, a efetividade do programa de compliance fica comprometida. Caso isso aconteça, se dá espaço para possíveis riscos de a organização não estar em conformidade com alguma legislação. Como resolver isso? Com auditorias e avaliações contínuas. 
   
   
5. Canal de denúncias ineficiente
   Uma das ferramentas mais importantes do compliance é o canal de denúncias. Exatamente por isso, esse canal deve passar credibilidade e ajudar efetivamente no combate às irregularidades.
   
   

Sendo assim, para garantir eficiência, o canal deve garantir a segurança dos denunciantes por meio do anonimato e a certeza de que as informações serão apuradas e solucionadas de acordo com as sanções do Código de Ética. 

O setor financeiro em foco: governança corporativa e compliance fiscal

A governança corporativa e compliance têm uma grande aplicação no setor financeiro, sobretudo no que diz respeito a tributos. Por ter uma carga tributária alta, o Brasil enfrenta sérios problemas com sonegação fiscal, lavagem de dinheiro e outros tipos de crimes fiscais.

Por isso o compliance fiscal surge como uma saída para adequar os processos fiscais e contábeis das empresas, de modo que eles se ajustem às obrigações de seu segmento de atuação, seguindo as regras estabelecidas pela governança.

Ou seja, é uma maneira de evitar que os processos fiscais se apresentem em desconformidade com as legislações. Em suma, é fazer com que as organizações se mantenham em dia com as responsabilidades fiscais de seu negócio. 

Como resultado, se colhem benefícios, como redução da carga tributária, minimização de custos administrativos relacionados às obrigações fiscais e, é claro, mitigação de riscos de não conformidade nessas atividades. 

O que torna isso possível é a realização dos cálculos pelo setor de compliance e a validação dos tributos antes que sejam repassados aos órgãos competentes. Além disso, e graças a tecnologias, em especial a inteligência artificial e a robotização, que ajudam com esse levantamento, as chances de erro nos cálculos e projeções se reduzem significativamente.

Práticas recomendadas de governança corporativa e compliance

O desenvolvimento e a implementação efetiva de um programa de governança corporativa e compliance depende de muitos fatores. Veja alguns:

Hierarquias, cargos e funções bem definidas

A hierarquia é necessária para que as metas e objetivos da governança corporativa e compliance sejam alcançados. Isso significa que cada um deve saber exatamente a sua função e responsabilidades, assim como a quem reportar eventuais problemas. 

Colaboradores com funções em mais de uma equipe e se reportando a diferentes gestores é um cenário que pode dar margem a erros sobre prioridades de tarefas e prestação de contas de suas atividades. 

Clareza nas diretrizes

Diretrizes bem definidas em um guia de conduta e ética profissional: esta é a melhor forma de orientar colaboradores sobre o que é permitido e o que é proibido, assim como as consequências em casos nos quais as regras sejam quebradas.

Fazer isso é muito importante, sobretudo para empresas do setor financeiro, que lidam com dados sensíveis de clientes, para evitar as penalidades da LGPD.

Registro e documentação como hábito

Todas as decisões importantes devem ser registradas. Esse registro serve para o acompanhamento do desenvolvimento organizacional, inclusive no que diz respeito às áreas de governança corporativa e compliance.

Transparência nos processos

Estabelecer padrões rígidos de transparência é fundamental para assegurar a credibilidade dos processos. O que está em jogo é se a empresa realmente segue o que prega, sem fingir que apenas obedece determinadas regras para estar em conformidade com a lei.

Investidores e clientes exigem clareza nas ações da organização, principalmente sobre como ela lida com obrigações e contratos, com sua responsabilidade em relação à redução de desigualdades, compromisso com o meio ambiente, etc. 

Fiscalização e controle internos

Sabe quando uma empresa tem rígidos padrões de conduta, mas não tem quem verifique se eles são realmente cumpridos? Em governança corporativa e compliance isso não pode acontecer. 

É preciso que as organizações tenham controles internos, como conselhos de administração, controladoria ou setor de relacionamento com investidores.

Por que a inovação tecnológica é importante para a governança e compliance?

A gestão de boas práticas de governança corporativa e compliance demandam um suporte de recursos tecnológicos que ajudam a viabilizar as iniciativas da empresa nesse campo. 

Por mais que os controles já existentes funcionem, é preciso dar atenção — e se render, se for o caso — a sistemas baseados em inteligência artificial (IA) que agilizem processos ao promoverem agilidade na análise de dados, nos tempos de resposta e no fornecimento de insights que ajudam empresas em suas tomadas de decisão. 

A redução da burocracia de processos e a adoção de novas e avançadas tecnologias ajudam a compreender melhor as informações e a obter mais competitividade. Além disso, a tecnologia para a governança corporativa e compliance ajuda em outros aspectos. Veja a seguir. 

Prevenção contra fraudes

O uso de tecnologias de IA em processos antifraude permite que sejam analisadas grandes quantidades de documentos, com a finalidade de garantir que parceiros e fornecedores concordem com as regras de governança da organização. 

Isso acontece de forma rápida e segura, ficando a decisão final para o ser humano, que verifica as informações coletadas pela tecnologia e define o risco da contratação, de acordo com as diretrizes da organização.

Redução de riscos

As diversas rotinas de compliance geram um volume alto de informações, tornando impossível a rapidez e precisão de análise, o que traz altos riscos para o negócio. 

No entanto, com o uso de tecnologias de análises de risco, esse processo se torna mais ágil. A IA calcula de forma mais assertiva e completa os riscos de uma transação.

Poder de monitoramento

Já vimos que quando se trata de governança corporativa e compliance, o monitoramento deve ser contínuo. Isso significa envolver equipes acompanhando diariamente e de forma constante. 

Entretanto, se considerarmos o uso de inteligência artificial, da robotização e de soluções de hiperautomação, é possível automatizar esse monitoramento e configurar a solução para que ela avise, por exemplo, quando uma classificação de risco exceder um limite específico. 

Além disso, vários outros processos podem ser automatizados. Uma única solução pode, inclusive, emitir relatórios periodicamente, realizar atualizações de documentos e alertar sobre qualquer inconsistência ou irregularidade. 

Maior potencial estratégico

A utilização de tecnologias como a IA em rotinas de compliance ajuda a reduzir tarefas burocráticas e repetitivas, permitindo que profissionais tenham mais tempo para gerir o negócio. 

Enquanto a tecnologia trabalha nessas tarefas, os profissionais de compliance atuam de forma mais estratégica, focando, por exemplo, nas tomadas de decisão.

Implementando tecnologias de automação com responsabilidade

O que abordamos até aqui diz da importância do cumprimento das exigências governamentais e da tecnologia como uma forte aliada na implementação de governança corporativa e compliance, contribuindo, inclusive, para a redução no pagamento de tributos. 

Agora, vamos pincelar sobre como iniciar o processo de automação, a fim de que a empresa se beneficie com a governança fiscal. Veja alguns passos essenciais:

Faça um planejamento

Planejar é o primeiro passo. Para começar, liste as prioridades do seu negócio e peça a opinião dos colaboradores, a fim de entender questões que mais afetam o cumprimento de suas funções. Junte sua equipe e faça anotações do que precisa ser melhorado. 

Pesquise soluções

Logo que souber o que precisa ser melhorado, é hora de buscar soluções. Para isso, pesquise na internet, peça informações em uma consultora ou indicações a parceiros. 

Ao encontrar a solução que considere ideal, conheça cases de sucesso e faça um teste gratuito. Durante o teste, valide com sua equipe sobre a solução que você encontrou.

Para ajudar, tenha em mente que um software deve ser intuitivo, fácil de usar, rápido, integrado e deve solucionar vários problemas de um mesmo assunto. 

Treine toda a equipe

Encontrada a solução, é hora de treinar os colaboradores. Lembre-se que, mesmo que a ferramenta seja intuitiva e de uso fácil, é preciso que sua equipe tenha esse treinamento e que tenha suas dúvidas sanadas.
 

Monitore os resultados

Após implementar a solução, faça um acompanhamento dos resultados. Verifique se tudo está funcionando bem e se há diferenças nas atividades rotineiras. 

Promova melhorias

Mesmo que tudo esteja bem, sempre há como melhorar. Isso é muito válido quando falamos em tecnologias, já que o avanço é muito rápido. 

Assim, sempre haverá formas de promover melhorias nas soluções tecnológicas que você encontrou e implementou. Seja uma nova versão, seja um aplicativo complementar. 

Até aqui procuramos contribuir para aprofundar os seus conhecimentos em governança corporativa e compliance, compreendendo como a tecnologia se impõe como um apoio fundamental para agilizar e otimizar processos. 

Não há como fugir, é muito grande o volume de dados que circula diariamente, e só a automação e o uso de inteligência artificial é capaz de proporcionar agilidade, ganho de tempo e alta performance na análise de dados. 

Para complementar o que leu em nosso post de hoje, assista ao vídeo A Tecnologia como aliada no Compliance da Operação Fiscal.