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Como vencer as 4 versões da verdade na gestão fiscal e financeira com IA e a Inovação OTT (Over-The-Top) da ROIT

Lucas Ribeiro

Vamos falar de um problema antigo com uma solução nova e um conceito novo: como lidar com tantas divergências entre diferentes lançamentos, para um mesmo documento, que envolvem compras, fornecedores, fiscal, contabilidade, controladoria, contas a pagar e, até mesmo, a auditoria? A resposta não está em melhorar a parametrização do seu SAP ou do Protheus (ou qualquer outro ERP), ou mais horas extras. Está no conceito e na solução OVER-THE-TOP, uma camada tecnológica inovadora, que atua como intermediária, capturando e recebendo documentos, interagindo com diversos sistemas e, claro, automatizando integralmente o processamento e a alimentação, em tempo real, da contabilidade, da escrituração fiscal, do pagamento diretamente no banco, com tudo lançado e consolidado no ERP.


É fundamental entendermos a existência de “quatro versões da verdade" a partir de um mesmo FATO. Essas versões surgem durante o processamento de cada documento de entrada (compra), ao longo das interações de diferentes áreas, tipos de documentos, processos e sistemas:


O documento original, conforme foi emitido pelo fornecedor, seja na SEFAZ, na Prefeitura ou qualquer outro órgão, é, muitas vezes, enviado diretamente para a sua empresa por e-mail, fisicamente ou por uma consulta oficial e, quando recebido, ele assume sua primeira versão:


  1. Ao ser lançado no sistema SAP, Protheus ou outro ERP, o documento se adapta às necessidades específicas do processo ou do usuário, recebe tratamento humano, com ajustes de datas, valores, condições de pagamento, pedido de compra etc.
  2. O lançamento contábil que acontece no ERP depende de parâmetros, que previamente foram feitos por outros usuários (contabilidade), e estão de acordo com a finalidade ou com algum campo selecionado pela área de compras, em outra etapa do processo. Obviamente aqui já começam potenciais divergências, com uma segunda versão da verdade.
  3. A terceira versão, com outro contexto, outro usuário operando (contas a pagar) e, às vezes, com novos dados (como data de pagamento), nasce quando o documento é processado para pagamento no sistema do banco, usando CNAB e VAN, que se refletirá nas transações financeiras, com os devidos comprovantes, geralmente baixados por um usuário. 
  4. Por fim, a escrituração fiscal dá origem à quarta versão, onde o documento é consolidado para o cumprimento das obrigações fiscais. Na prática, o fisco pode receber dados divergentes, que não representam a realidade do que está no ERP, no banco ou nos demonstrativos contábeis da sua empresa. É justamente quando começam as autuações fiscais e as multas. 


Esta sequência de “diferentes versões da verdade” para um mesmo documento, reforça os desafios de manter a consistência e a gestão dos dados em diferentes estágios e sistemas, ainda que de responsabilidades de áreas diferentes dentro da companhia. Mas isso só é possível com uma camada intermediária que receba os documentos diretamente da origem, conduza o processamento completo e alimente diretamente cada interessado com os dados e regras de negócio automatizadas. E foi exatamente isso que construímos na ROIT com a solução de Invoice-To-Pay:

Os Riscos com Lançamentos Manuais

Não dá para deixar de falar dos riscos inerentes ao processamento manual de documentos no ERP. Afinal, quem garante que o que foi lançado corresponde exatamente ao que consta no PDF ou no XML emitido pelo fornecedor? Erros e potenciais fraudes podem ser evitados com o chamado "Touchless Documents". Esta abordagem revoluciona a gestão de documentos e pagamentos ao eliminar a necessidade de interação humana ao longo de toda a jornada, desde o recebimento até a integração final. A intervenção humana é restrita apenas ao tratamento de exceções pontuais, as quais são meticulosamente registradas, monitoradas e avaliadas em tempo real para garantir precisão e integridade.


A plataforma OTT (Over-The-Top) de Invoice-To-Pay da ROIT segue rigorosamente esse conceito, ao cuidar do fluxo de ponta-a-ponta de forma automatizada. Na nossa Esteira de Invoice-To-Pay, cada documento é capturado, interpretado e processado automaticamente, respeitando todas as regras de negócio, de forma extremamente inteligente, com inúmeros motores de Inteligência Artificial, sem erros ou atrasos. Isso não só aumenta a eficiência e a segurança do processo, mas também garante a consistência dos dados ao longo de todo o ciclo de vida do documento, para que se tenha apenas “uma versão da verdade”.


Através desta jornada end-to-end facilitada pela plataforma OTT da ROIT, as empresas podem alcançar essa verdade única e incontestável em relação a todos os seus documentos e pagamentos. Isso significa que cada informação registrada no ERP reflete exatamente o documento original, sem variações ou interpretações divergentes. Este modelo "touchless" não apenas simplifica a gestão documental, mas também estabelece um novo padrão de confiabilidade e transparência, crucial para a tomada de decisões e para o compliance.


Ao adotar essa abordagem, as empresas podem reduzir drasticamente seus riscos operacionais e financeiros, transformando a gestão de documentos em um processo mais ágil, seguro, eficiente, sem erros, sem fraudes, sem atrasos e sem penalidades. A transição para "Touchless Documents" com a implementação de uma solução OTT é, portanto, um passo fundamental para empresas que buscam inovação e excelência operacional em um ambiente de negócios cada vez mais digital e automatizado.


A famosa conciliação bancária não deveria nem existir

A conciliação bancária, embora crucial quando não se tem uma solução OTT com Inteligência Artificial, é frequentemente um sintoma de processos fragmentados. Ela surge da necessidade de alinhar o que foi feito de um lado, com o que realmente aconteceu, revelando uma lacuna perigosa entre a realidade e o registro dela.


Este processo não só é demorado, mas também está sujeito a inúmeros erros humanos, o que pode levar a uma série de impactos financeiros. A necessidade constante de conciliação comprova a ineficiência dos processos e dos sistemas atuais.


Por que envolver o fornecedor no fluxo de Invoice-To-Pay é uma boa prática?

Você tem ideia de quantas notas fiscais estão chegando sem identificar o pedido de compra? Ou ainda, quantas notas fiscais não estão chegando e deixam de ser lançadas? A perda de créditos tributários, a ineficiência do processo, as multas e os juros pagos são apenas algumas das consequências de um fluxo de Invoice-To-Pay não automatizado. 


Atribuir ao fornecedor a responsabilidade de participar ativamente do processo é fundamental, pois ele sabe quem é o solicitante e pode informar isso rapidamente ao enviar sua nota fiscal no “Portal do Fornecedor”, sem que a área de compras ou do contas a pagar precise fazer uma verdadeira caçada interna quando chega uma nota e ninguém sabe de onde veio. Ele também pode facilmente informar o número do Pedido de Compra, da Folha de Serviço, do Centro de Custo, garantindo um fluxo automático de validação com os dados no ERP.


Dar autonomia ao fornecedor para resolver inconsistências relacionadas aos seus documentos e dar a ele visibilidade do processo, inclusive do seu pagamento, tem sido uma boa prática, muito bem aceita por diversos tipos e portes de fornecedores. Muito melhor do que ele precisar enviar e-mail para várias pessoas, ligar ou ficar mandando mensagens de whatsapp para saber se a sua nota foi recebida ou quando será paga.


Essa jornada conjunta com o fornecedor reduz atrasos, erros de pagamento e melhora a comunicação, criando um ambiente de negócios mais harmonioso e produtivo para todos os participantes. Isso inclui paz para a sua área solicitante (área de negócio, muitas vezes caríssima e negligenciada – “é só abrir chamado”), área de compras, fiscal, contabilidade e, claro, o financeiro (tesouraria ou contas a pagar).


Você pode mudar esse cenário em poucos meses

Descubra como a ROIT pode ajudar sua empresa a integrar fornecedores em seu processo de Invoice-To-Pay, diretamente integrado com mais de 30 bancos, além do SAP em todas as versões, Protheus, Oracle e outros softwares, melhorando o relacionamento e a eficiência, com uma solução verdadeiramente OTT com IA.


Esta abordagem transformadora muda o foco de corrigir erros para evitá-los. Com a auditoria automática e em tempo real de todo o processo, a sua empresa garante conformidade e inovação constante em seus processos financeiros.


A solução de Invoice-To-Pay da ROIT é implementada, em média, com 120 dias, mas já começa a apresentar resultados surpreendentes no primeiro mês, com ROI extraordinário.


Conheça a solução Invoice-To-Pay. Agende sua reunião.


STF volta a julgar ICMS sobre transferênciade mercadorias

28 de janeiro de 2025
O Supremo Tribunal Federal (STF) voltou ao julgamento que afastou a incidência do ICMS nas transferências interestaduais de mercadorias entre estabelecimentos de uma mesma empresa. Mesmo com a modulação da decisão, a questão, segundo os contribuintes, não ficou completamente definida. Empresas acabaram autuadas por não pagamento do imposto. O tema está na pauta dos tribunais superiores há mais de 30 anos. O primeiro precedente qualificado sobre o tema é de 1996: a Súmula nº 166 do Superior Tribunal de Justiça (STJ). O texto diz que “não constitui fato gerador do ICMS o simples deslocamento de mercadoria de um para outro estabelecimento do mesmo contribuinte”. Em 2021, o Supremo julgou o assunto com repercussão geral, no Tema 1099. Foi decidido que a cobrança era inconstitucional, mas a decisão foi modulada para só ter eficácia para o exercício financeiro de 2024, exceto para os processos administrativos e judiciais pendentes de julgamento “até a data de publicação da ata de julgamento da decisão de mérito da ADC 49”, que foi dia 29 de abril de 2021. O problema é que alguns Estados começaram a lavrar autos de infração para os exercícios financeiros entre a data de publicação da ata e o início da vigência da decisão – ou seja, de maio de 2021 até dezembro de 2023. Porém, para tributaristas, não faz sentido cobrar um imposto que foi declarado inconstitucional em razão da modulação de efeitos. Os contribuintes já tinham tentado restringir a cobrança em embargos de declaração na ADC 49. Mas eles foram rejeitados duas vezes porque tinham sido apresentados por amici curiae (interessados no processo, e não as partes). Agora, a questão voltou à Corte na forma de recurso extraordinário, e já há maioria no Plenário para reconhecer que ela tem repercussão geral e para reafirmar a modulação nos termos em que foi formulada em 2023 (RE 1490708). Segundo Monique Salgado, Head of Legal da ROIT, empresa que usa inteligência artificial para soluções tributárias, e advogada da causa que chegou ao Supremo, os desembargadores do Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP) tiveram posicionamento pró-contribuinte, mas a Procuradoria-Geral do Estado (PGE) recorreu para tentar chancelar a cobrança retroativa. “Se o Estado puder cobrar esse ICMS, vai virar uma caça às bruxas contra os contribuintes. A modulação de efeitos serve para garantir a segurança jurídica, e não para dar carta branca para os Estados cobrarem um imposto que foi considerado inconstitucional”, diz. Apesar de o entendimento do TJSP no caso ser pró-contribuinte, outros tribunais têm dado razão ao Fisco. Em março de 2024, a 21ª Câmara Cível do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul (TJRS) negou o pedido de uma empresa para não pagar o imposto porque o processo “não se enquadra na exceção estabelecida [na modulação], considerando que impetrado apenas em 30 de março de 2023”. O Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG) também deu razão ao Fisco quanto à data de validade do precedente do Supremo, e reformou a sentença favorável que o contribuinte tinha conseguido na primeira instância (processo nº 1.0000.24.155972-3/001). Até o fechamento da edição, havia sete votos pela manutenção do entendimento atual. Ainda há a possibilidade de algum ministro pedir destaque e levar o julgamento para o plenário físico. Se prevalecer o entendimento atual, ficará mantida a situação que abriu a brecha para a cobrança do imposto pelos Estados, segundo Bruno Teixeira, sócio tributarista de TozziniFreire Advogados. No voto condutor do julgamento, o relator do processo, ministro Luís Roberto Barroso, apontou que a “desconsideração da modulação, além de violar a autoridade das decisões do STF em jurisdição constitucional, contraria a segurança jurídica e o equilíbrio fiscal que justificaram a modulação”. Para os representantes dos contribuintes, no entanto, o imposto não pode ser exigido. “Eu até diria que, no julgamento da ADC 49, ficou muito claro que não poderia cobrar. Inclusive, em seu voto, o ministro Nunes Marques fez a ressalva explícita de que eventual modulação não autorizava a Fazenda a autuar os contribuintes”, diz Teixeira. A situação dos contribuintes é duplamente negativa, aponta o especialista: por um lado, não pode reivindicar o tributo que eventualmente tenha sido pago antes da declaração de inconstitucionalidade e, por outro, está sujeito à cobrança retroativa dos tributos em relação a exercícios financeiros passados. Leonardo Roesler, especialista em direito tributário do RCA Advogados, aponta que as empresas que não judicializaram a questão estão sendo obrigadas a pagar um imposto declarado inconstitucional. “A solução justa deveria ser permitir que as empresas compensem o imposto pago indevidamente.” A manutenção da tese fragiliza as empresas que escolheram não judicializar uma questão que já parecia pacificada no Judiciário há muitos anos, afirma Mariana Ferreira, coordenadora tributária no Murayama Affonso Ferreira e Mota Advogados. “Esse julgamento evidencia que a segurança jurídica na esfera tributária é muito frágil, o que leva à infeliz necessidade de os contribuintes precisarem judicializar causas pelas quais, em regra, eles não precisariam brigar”, diz a advogada. “Estamos falando de três anos de recolhimento, é um impacto muito significativo no caixa das empresas.” Procurada pelo Valor, a Procuradoria-Geral do Estado de São Paulo (PGR-SP) não se manifestou. Fonte: Valor Econômico , 28 de janeiro de 2025

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Agora, a questão voltou à Corte na forma de recurso extraordinário, e já há maioria no Plenário para reconhecer que ela tem repercussão geral e para reafirmar a modulação nos termos em que foi formulada em 2023 (RE 1490708). Segundo Monique Salgado, Head of Legal da ROIT, empresa que usa inteligência artificial para soluções tributárias, e advogada da causa que chegou ao Supremo, os desembargadores do Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP) tiveram posicionamento pró-contribuinte, mas a Procuradoria-Geral do Estado (PGE) recorreu para tentar chancelar a cobrança retroativa. “Se o Estado puder cobrar esse ICMS, vai virar uma caça às bruxas contra os contribuintes. A modulação de efeitos serve para garantir a segurança jurídica, e não para dar carta branca para os Estados cobrarem um imposto que foi considerado inconstitucional”, diz. Apesar de o entendimento do TJSP no caso ser pró-contribuinte, outros tribunais têm dado razão ao Fisco. Em março de 2024, a 21ª Câmara Cível do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul (TJRS) negou o pedido de uma empresa para não pagar o imposto porque o processo “não se enquadra na exceção estabelecida [na modulação], considerando que impetrado apenas em 30 de março de 2023”. O Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG) também deu razão ao Fisco quanto à data de validade do precedente do Supremo, e reformou a sentença favorável que o contribuinte tinha conseguido na primeira instância (processo nº 1.0000.24.155972-3/001). Até o fechamento da edição, havia sete votos pela manutenção do entendimento atual. Ainda há a possibilidade de algum ministro pedir destaque e levar o julgamento para o plenário físico. Se prevalecer o entendimento atual, ficará mantida a situação que abriu a brecha para a cobrança do imposto pelos Estados, segundo Bruno Teixeira, sócio tributarista de TozziniFreire Advogados. 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Fonte: Valor Econômico , 28 de janeiro de 2025
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Consulta customizada após integração

14 de janeiro de 2025
Nossa Esteira de Invoice To Pay agora permite a Consulta de Autenticidade por etapa para NFSe, Boletos e Faturas , inclusive dentro de períodos personalizados (ex.: 30 dias), mesmo após a integração. 🚀 Mas identificamos uma nova necessidade: consultas periódicas após a integração , como de 15 em 15 dias, por exemplo, oferecendo mais flexibilidade ao seu processo. O que Mudou? Estamos implementando a opção de consultas espaçadas! Agora, você pode definir intervalos regulares para verificar a autenticidade dos documentos após a integração, adaptando tudo às suas necessidades. ✨ Principais Funcionalidades 1.Consultas Personalizadas Defina intervalos regulares, como 3 em 3 dias , 7 em 7 dias , 15 em 15 dias , etc. A contagem começa a partir da integração do documento. 2. Período Limite Determine quantas vezes a consulta será feita. Exemplo: 7 em 7 dias, por até 4 vezes . 3.Manutenção do Formato Atual Se preferir, você pode manter o modelo tradicional de consulta dentro de um período fixo (ex.: 30 dias). 4.Registro Completo na Timeline Toda consulta será documentada automaticamente na timeline da Esteira. 💡 Exemplo Prático Um cliente deseja consultas de 7 em 7 dias, por até 4 vezes após a integração. Nesse caso, serão realizadas 4 consultas, uma a cada 7 dias, totalizando o intervalo solicitado. 📈 Benefícios para o Seu Processo Flexibilidade Total: Adapte o fluxo de consultas ao ritmo da sua operação. Agilidade e Controle : Mais segurança e acompanhamento detalhado nas autenticações. Transparência : Registros automáticos na timeline garantem rastreabilidade. ⚙️ Como Ativar? Essa nova funcionalidade será levantada junto com o cliente, com o nosso time de implantação. 🚀 Personalize seu processo de consulta de autenticidade e eleve sua gestão a outro nível!

Novo dash de demonstração 'Calculadora da Reforma - Impactos'

27 de dezembro de 2024
Desenvolvemos um novo quadro para demonstração das simulações da reforma tributária onde as informações são exibidas de forma mais resumida e objetiva. Nele, é possível simular os impactos ano a ano durante o período de transição da Reforma Tributária. Dentro dele, temos o filtro "Ano Reforma", onde o usuário pode escolher o ano que quer projetar e ver os resultados entre Cenário AS IS x Cenário TO BE. Para prever esses cenários, recalculamos a base de cálculo de todos os tributos respeitando suas respectivas incidências. Com base na imagem abaixo, podemos ter um panorama do como ficarão a base de cálculo de todos os tributos durante a transição:
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