Como a Inteligência Artificial com Machine Learning otimiza o contas a pagar e tudo que o antecede?

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Ao olhar para todo setor financeiro e de contabilidade de uma empresa, o contas a pagar é, seguramente, uma frente crítica e importante para garantir a saúde financeira da empresa. 

É por onde o dinheiro sai, sendo necessária muita eficiência e compliance, não apenas no contas a pagar, mas em todas as etapas que o antecedem, desde a compra, aprovações, recebimento fiscal, controladoria, contabilidade, gestão de fornecedores e, claro, a estratégia de fluxo de caixa.

Por conta disso, é preciso pensar em soluções que verdadeiramente integrem e acelerem os processos de ponta a ponta. Inteligência Artificial, utilizando Machine Learning e Big Data são as melhores opções !

O departamento de contas a pagar é responsável por rastrear com precisão o que é devido aos fornecedores e pagá-los de forma correta (sem atrasos, multas e juros, duplicidades, acréscimos e, claro, sem antecipações, para não queimar caixa).

Além de garantir que os pagamentos sejam aprovados, realizados e baixados com o menor custo e menor ônus operacional, existe uma carga de trabalho contínua, de certa forma repetitiva, que exige muita responsabilidade. 

É por isso que muitas organizações começaram a investir intensamente em transformação digital , para acelerar e qualificar processos complexos.

De acordo com a pesquisa State of AI in Financial Services , realizada em 2021 pela NVIDIA, 78% dos profissionais de serviços financeiros confirmaram que as empresas em que atuam já usam IA para melhorar sua operação na área e reduzir fraudes .

Esse e outros dados comprovam o crescimento da adoção de IA não só nos mercados de capitais, bancos e empresas de investimento. Ela já é usada hoje por organizações de todos os setores para otimizar a performance dentro dos departamentos internos.

Por meio do Machine  Learning, é possível revolucionar os processos atuais, reduzindo a dependência humana significativamente ao longo do tempo (pouco tempo). É isso que você vai acompanhar aqui, entendendo a importância da adesão à Inteligência Artificial no setor financeiro de modo geral.

 

Machine Learning inserido na Hiperautomação para otimização máxima do setor de contas a pagar

Todo departamento de contas a pagar depende de muitos tipos de controles, certo?

No entanto, muitos deles poderiam melhorar sua eficiência em duas etapas: com o mapeamento completo de atividades, em detalhes, o chamado “ as is ”, para criação de um “ to be ” focado na redução máxima de atividades humanas. Até cliques e tempo de leitura precisam ser pensados e eliminados!

A verdade é que, à medida que a tecnologia continua avançando, há várias tarefas desse setor que podem ser automatizadas para reduzir a carga de trabalho e aumentar a precisão com que são realizadas. Afinal, já não dá mais para depender 100% de operações manuais, ainda mais dentro de uma área que impacta diretamente na saúde financeira da empresa.

Quando falamos de tecnologias para otimizar o setor de contas a pagar, destacamos principalmente o uso da Inteligência Artificial, com Machine Learning, Big Data e a Robotização. São essas frentes que proporcionam o mais alto nível de automação existente no mercado, a Hiperautomação.

  • A Hiperautomação, segundo a Gartner, é o uso de forma orquestrada de processos, tecnologias, ferramentas e plataformas, para rapidamente identificar, analisar e automatizar processos de TI e negócios.

Segundo a principal empresa de pesquisa e consultoria do mercado de TI, só em 2022 serão investidos mais de US$600 bilhões em Hiperautomação pelas empresas.

Com esse cenário, fica claro que se as companhias não estiverem atentas a essas frentes de inovação e não fizerem parte desse grupo que vai focar nos investimentos, correm um sério risco . Veja abaixo um vídeo que detalha os investimentos em Hiperautomação em 2022 e mostra por que se investe tanto em tecnologia atualmente:

 

 

Exemplos de aplicação da Inteligência Artificial e da Hiperautomação  no setor financeiro

Uma das preocupações da ROIT é que você consiga Hiperautomatizar seus processos de compras, de lançamentos contábeis, fiscais e também de contas a pagar, contemplando assim toda a gestão financeira da sua empresa .

Foi a partir desse objetivo que surgiu a solução de Hiperautomação end-to-end , ou seja, que contempla todas as etapas de compras até os pagamentos. Estamos falando do exemplo de aplicação intensiva da Inteligência Artificial e da Robotização, que é a solução Esteira Mágica .

Premiada em Londres e reconhecida pela Forbes , a solução traz um fluxo simplificado, em que diversos motores de Machine Learning  fazem todo o trabalho pesado e a Inteligência Humana cuida apenas das exceções, liberando tempo e capacidade para focar em estratégias. 

Hoje ela combina IA e Robotização na gestão autônoma de entradas (compras) que no fim faz os pagamentos automáticos diretamente no banco, com total segurança, rastreabilidade e, o mais importante, tudo em menos de 3 minutos por “kit documental”, ou seja, nota fiscal + pedido de compra + boleto (ou TED, ou PIX), comprovante e baixa direta no ERP.

Agora vamos conhecer os casos de uso mais recentes de Inteligência Artificial e da Hiperautomação  no setor , todos contemplados na Esteira Mágica.

 

OCR e NLP para extração e robôs para enriquecimento de dados

A partir dessas poderosas ferramentas de alta tecnologia, é possível fazer a extração e estruturação de dados de todos os documentos, com o uso da IA e Processamento de Linguagem Natural.

Tudo é realizado na Esteira Mágica de forma automática, sem necessidade de intervenção humana. Em uma Nota Fiscal de Serviços Tomados – NFSe, por exemplo, que não tem padrão e pode chegar em PDF, Imagem, XML ou JSON, nossos motores já superaram 98% de acuracidade na extração.

Também é necessário verificar se a NFe, o CTe ou a NFSe foram cancelados pelo fornecedor, até o prazo limite para isso, checar a opção pelo Simples Nacional, se o CNPJ está apto na Receita Federal e até o CPOM. Quem cuida de tudo isso são os robôs que repetem tarefas simples.

 

Robôs de Vínculos

Motor de Machine Learning treinado responsável por fazer  as relações entre todos documentos, com base nos dados extraídos e estruturados pela inteligência artificial. 

Para isso, aplicam-se diversas regras de vinculação baseadas em correlação e causalidade, para criação do “kit de rastreabilidade”, com validações completas entre pedido de compra (quando houver), medição, nota fiscal, regra fiscal, boleto, pagamento, etc. 

 

Robô Fiscal

No lado fiscal, o exemplo de uso está na checagem das retenções e tributação incidente nos documentos fiscais. 

Com três bases para comparação, o treino da IA fica cada vez mais completo:   base da sua própria empresa; base ROIT com mais de 2,1 bilhões de cenários tributários; base legal. 

Por conta disso, cada documento é enviado ao ERP já com os dados fiscais corretos, não sendo necessário mergulhar em estudos fiscais complexos e demandar outras áreas para atualizar a regra fiscal no ERP. 

 

Robô Contábil

Neste exemplo de aplicação, é possível fazer o lançamento automático de créditos e débitos, direto no ERP. 

Definindo antecipadamente o Plano de Contas, a Inteligência Artificial é treinada para reduzir o esforço humano a uma taxa mínima e apenas para novos cenários, que são absorvidos pelo aprendizado da IA.

 

Robô Financeiro

Essa frente permite ter um contas a pagar confiável e centralizado, de faturas de consumo a guias de impostos. 

Desta forma, somente será pago o que estiver correto , o que elimina preocupações com prazos ou falta de documentos. A Esteira Mágica resolve tudo para Hiperautomatizar esse processo!

 

Integração e armazenamento na nuvem

Agora os dados são integrados no ERP com facilidade e sem esforço humano. Sabemos que fazer conferências antes de fazer lançamentos pode ser chato e nada eficiente, por isso nossas APIs já conseguem fazer isso por você e manter tudo em nuvem , com alta capacidade de processamento e escalabilidade.

 

Prevenção a fraudes

A Inteligência Artificial cuida dos dados da sua empresa, garantindo não só confiabilidade nas informações, mas evitando também fraudes e inconsistências. Não tenha mais dúvidas se um lançamento foi feito de forma correta ou não.

 

Como o investimento em Inteligência Artificial e Machine Learning favorecem o cumprimento das obrigações da empresa?

Fazer a governança e gestão dos impostos e contribuições não é tarefa fácil, e às vezes nem sobra tempo para analisar o que realmente está sendo pago, não é mesmo?

É por isso que Inteligência Artificial e a Hiperautomação mudam completamente esse cenário: os profissionais passam a ter tempo para atuar de forma mais estratégica, sem ter a preocupação de revisar tudo detalhadamente antes de realizar os pagamentos.

Alguns elementos extras favorecem ainda mais o cumprimento das obrigações:

  • Todas as classificações contábeis deixam de ser feitas manualmente e são feitas pela Inteligência Artificial;
  • Os documentos processados sempre ficam disponíveis para fácil acesso e consulta;
  • A conciliação é “invertida” e todos os lançamentos já nascem conciliados no banco e no ERP. Saiba imediatamente o que não bate, o que está sem consistência e precisa ser corrigido ou melhorado na operação poucos minutos após a chegada automática de um documento.

 

Com a Esteira Mágica da ROIT , mais de 140 tarefas humanas para 32 tipos de documentos relacionados com suas aquisições são processadas por nossos robôs . Com tudo isso em mãos, o cumprimento das obrigações financeiras, fiscais e tributárias fica muito mais fácil e completamente automatizado.

Estamos aqui para simplificar fluxos de trabalho do início ao fim, para empoderar equipes de negócios através de soluções ágeis e flexíveis. Clique aqui e converse com nossos especialistas!

Atualização da premissa de cálculo do Imposto Seletivo

13 de março de 2025
Atualizamos as premissas para cálculo do Imposto Seletivo, de forma que: I) Entradas a) Quando o IS não é calculado: Importação como insumo de produtos fumígenos e bebidas alcoólicas; Devolução de venda em operações de revenda; Aquisição interna de insumos de produtos fumígenos e bebidas alcoólicas por empresas com CNAE industrial desses produtos. Caso seja uma devolução de venda, o CNAE a ser consultado será o da empresa; Quando nenhuma combinação de premissas do item b é atendida. b) Quando o IS é calculado: Importação para uso/consumo de produtos sujeitos ao IS Método de Cálculo: Se o filtro "Alíquota IS" não for preenchido, o IS é igual ao valor do IPI. Se o filtro "Alíquota IS" for preenchido, o IS será calculado conforme a alíquota informada. Importação para revenda de produtos fumígenos e bebidas alcoólicas Método de Cálculo: Se o filtro "Alíquota IS" não for preenchido, o IS é igual ao valor do IPI. Se o filtro "Alíquota IS" for preenchido, o IS será calculado conforme a alíquota informada. Aquisição no mercado interno de produtos com incidência de IS que não tenham regra específica Método de Cálculo: Se o filtro "Alíquota IS" não for preenchido, o IS é igual ao valor do IPI. Se o filtro "Alíquota IS" for preenchido e o CNAE do participante for industrial, o IS será calculado conforme a alíquota informada. Caso seja uma devolução de venda, o CNAE a ser consultado será o da empresa; Se o filtro "Alíquota IS" for preenchido e o CNAE do participante não for industrial, o IS será calculado conforme a alíquota informada e multiplicado pela carga tributária informada (33,71% ou 100%). Caso seja uma devolução de venda, o CNAE a ser consultado será o da empresa. II) Saídas a) Quando o IS não é calculado: Revenda de produtos fumígenos e bebidas alcoólicas quando a origem do CST de ICMS for 1 ou 6 (importação própria); Quando nenhuma combinação de premissas do item b é atendida. b) Quando o IS é calculado: Industrialização de produtos fumígenos e bebidas alcoólicas: Método de Cálculo: Se o filtro "Alíquota IS" não for preenchido, o IS é igual ao valor do IPI. Se o filtro "Alíquota IS" for preenchido, o IS será calculado conforme a alíquota informada. Devolução de compra para revenda quando o CNAE do participante for industrial de produtos sujeitos ao IS: Método de Cálculo: Se o filtro "Alíquota IS" não for preenchido, o IS é igual ao valor do IPI. Se o filtro "Alíquota IS" for preenchido, o IS será calculado conforme a alíquota informada. Saída de produtos sujeitos ao IS por empresas com CNAE industrial desses produtos. Caso seja uma devolução de compra, o CNAE a ser consultado será o do participante: Método de Cálculo: Se o filtro "Alíquota IS" não for preenchido, o IS é igual ao valor do IPI. Se o filtro "Alíquota IS" for preenchido, o IS será calculado conforme a alíquota informada.

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Atualização da premissa de ICMS, ICMS-ST, IPI e Valor Bruto - AS IS das entradas

12 de março de 2025
Atualizamos a premissas das entradas para os tributos de ICMS, ICMS-ST e IPI, para que, sempre que tiverem valor informado, vamos utilizá-lo. Para quando o ICMS normal não for informado, atualizamos as premissas de cálculo. A alíquota de incidência tem distinção para produtos importados sujeitos a alíquota de 4%, identificado com base no CST de origem informado no SPED. Para as demais operações, também temos distinção em operações interestaduais de alíquota 7% ou 12% com base na informação de UF origem e UF destino, assim como, começamos a utilizar para operações internas, a alíquota geral de ICMS de cada estado. Referente ao Valor Bruto - AS IS de entrada, agora para sua composição, sua composição passa ser: Valor do item + Valor de outras despesas (frete, seguro e outras despesas) proporcionalizadas por item dentro de cada documento fiscal + ICMS ST destacado no SPED ou ICMS ST calculado. Atualizamos as regras para considerar os valores informados nos tributos ICMS, ICMS-ST e IPI sempre que estiverem disponíveis.

STF volta a julgar ICMS sobre transferênciade mercadorias

28 de janeiro de 2025
O Supremo Tribunal Federal (STF) voltou ao julgamento que afastou a incidência do ICMS nas transferências interestaduais de mercadorias entre estabelecimentos de uma mesma empresa. Mesmo com a modulação da decisão, a questão, segundo os contribuintes, não ficou completamente definida. Empresas acabaram autuadas por não pagamento do imposto. O tema está na pauta dos tribunais superiores há mais de 30 anos. O primeiro precedente qualificado sobre o tema é de 1996: a Súmula nº 166 do Superior Tribunal de Justiça (STJ). O texto diz que “não constitui fato gerador do ICMS o simples deslocamento de mercadoria de um para outro estabelecimento do mesmo contribuinte”. Em 2021, o Supremo julgou o assunto com repercussão geral, no Tema 1099. Foi decidido que a cobrança era inconstitucional, mas a decisão foi modulada para só ter eficácia para o exercício financeiro de 2024, exceto para os processos administrativos e judiciais pendentes de julgamento “até a data de publicação da ata de julgamento da decisão de mérito da ADC 49”, que foi dia 29 de abril de 2021. O problema é que alguns Estados começaram a lavrar autos de infração para os exercícios financeiros entre a data de publicação da ata e o início da vigência da decisão – ou seja, de maio de 2021 até dezembro de 2023. Porém, para tributaristas, não faz sentido cobrar um imposto que foi declarado inconstitucional em razão da modulação de efeitos. Os contribuintes já tinham tentado restringir a cobrança em embargos de declaração na ADC 49. Mas eles foram rejeitados duas vezes porque tinham sido apresentados por amici curiae (interessados no processo, e não as partes). Agora, a questão voltou à Corte na forma de recurso extraordinário, e já há maioria no Plenário para reconhecer que ela tem repercussão geral e para reafirmar a modulação nos termos em que foi formulada em 2023 (RE 1490708). Segundo Monique Salgado, Head of Legal da ROIT, empresa que usa inteligência artificial para soluções tributárias, e advogada da causa que chegou ao Supremo, os desembargadores do Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP) tiveram posicionamento pró-contribuinte, mas a Procuradoria-Geral do Estado (PGE) recorreu para tentar chancelar a cobrança retroativa. “Se o Estado puder cobrar esse ICMS, vai virar uma caça às bruxas contra os contribuintes. A modulação de efeitos serve para garantir a segurança jurídica, e não para dar carta branca para os Estados cobrarem um imposto que foi considerado inconstitucional”, diz. Apesar de o entendimento do TJSP no caso ser pró-contribuinte, outros tribunais têm dado razão ao Fisco. Em março de 2024, a 21ª Câmara Cível do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul (TJRS) negou o pedido de uma empresa para não pagar o imposto porque o processo “não se enquadra na exceção estabelecida [na modulação], considerando que impetrado apenas em 30 de março de 2023”. O Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG) também deu razão ao Fisco quanto à data de validade do precedente do Supremo, e reformou a sentença favorável que o contribuinte tinha conseguido na primeira instância (processo nº 1.0000.24.155972-3/001). Até o fechamento da edição, havia sete votos pela manutenção do entendimento atual. Ainda há a possibilidade de algum ministro pedir destaque e levar o julgamento para o plenário físico. Se prevalecer o entendimento atual, ficará mantida a situação que abriu a brecha para a cobrança do imposto pelos Estados, segundo Bruno Teixeira, sócio tributarista de TozziniFreire Advogados. No voto condutor do julgamento, o relator do processo, ministro Luís Roberto Barroso, apontou que a “desconsideração da modulação, além de violar a autoridade das decisões do STF em jurisdição constitucional, contraria a segurança jurídica e o equilíbrio fiscal que justificaram a modulação”. Para os representantes dos contribuintes, no entanto, o imposto não pode ser exigido. “Eu até diria que, no julgamento da ADC 49, ficou muito claro que não poderia cobrar. Inclusive, em seu voto, o ministro Nunes Marques fez a ressalva explícita de que eventual modulação não autorizava a Fazenda a autuar os contribuintes”, diz Teixeira. A situação dos contribuintes é duplamente negativa, aponta o especialista: por um lado, não pode reivindicar o tributo que eventualmente tenha sido pago antes da declaração de inconstitucionalidade e, por outro, está sujeito à cobrança retroativa dos tributos em relação a exercícios financeiros passados. Leonardo Roesler, especialista em direito tributário do RCA Advogados, aponta que as empresas que não judicializaram a questão estão sendo obrigadas a pagar um imposto declarado inconstitucional. “A solução justa deveria ser permitir que as empresas compensem o imposto pago indevidamente.” A manutenção da tese fragiliza as empresas que escolheram não judicializar uma questão que já parecia pacificada no Judiciário há muitos anos, afirma Mariana Ferreira, coordenadora tributária no Murayama Affonso Ferreira e Mota Advogados. “Esse julgamento evidencia que a segurança jurídica na esfera tributária é muito frágil, o que leva à infeliz necessidade de os contribuintes precisarem judicializar causas pelas quais, em regra, eles não precisariam brigar”, diz a advogada. “Estamos falando de três anos de recolhimento, é um impacto muito significativo no caixa das empresas.” Procurada pelo Valor, a Procuradoria-Geral do Estado de São Paulo (PGR-SP) não se manifestou. Fonte: Valor Econômico , 28 de janeiro de 2025
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