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Tecnologia diminui em até 85% o tempo gasto com a gestão e pagamento de faturas de consumo nas empresas

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Solução em inteligência artificial e RPA reduz em 85% o trabalho operacional das empresas e proporciona gestão mais eficiente dos gastos com energia, água, gás e telecomunicações.



Por: Engenharia de Comunicação – Assessoria de Imprensa da ROIT

Administrar faturas de consumo de serviços elementares como água, energia, gás e telecomunicações é tarefa que toma tempo e dinheiro das empresas. São concessionárias diferentes em cada segmento e região, portanto documentos, regras e prazos distintos. Para organizações com filiais em múltiplas localidades, o desafio é ainda maior: afinal, as prestadoras costumam variar entre as unidades da federação.

Soluções para eliminar esse gargalo, com base em inteligência artificial e a automação de processos, começam a ser procuradas pelo mercado. Uma delas é a desenvolvida pelo ROIT BANK, fintech e accountech brasileira focada em médias e grandes empresas. A solução superou a marca das 50 mil faturas de consumo já processadas, reduzindo em 85% o trabalho operacional das empresas clientes.

“Nossa solução é autônoma, ela opera tudo sozinha e só chama para interação humana casos de exceção. Então, além de praticamente zerar o tempo dedicado ao recebimento e pagamento das faturas de consumo, a solução assegura controle mais preciso dessas despesas. Riscos como perda de prazos, interrupção no fornecimento e multas são eliminados. São problemas que trazem impactos financeiros significativos, e que o uso de inteligência artificial e RPA (Robotic Process Automation) vem resolver”, assinala a CSO do ROIT BANK, Thaís Carneiro.

A instituição, especializada em gestão fiscal, contábil, tributária e financeira, por meio de soluções em TI, tem na automatização das faturas de consumo desde a busca nos portais das concessionárias, usando robôs, até o seu pagamento e lançamento no ERP da empresa.

“Nossa inteligência artificial é capaz de identificar 32 tipos diferentes de documentos – entre eles, as faturas de consumo. De forma automatizada, busca-se a fatura direto no site da concessionária. A empresa não precisa mais esperar receber a fatura por e-mail, pelos Correios ou, ainda, ir de site em site para retirar”, explica a CSO.

ANÁLISE

Mais do que ganhos operacionais, o procedimento automatizado e o processo por inteligência artificial viabilizam não só a contabilização e respectivo pagamento, como uma análise fiscal, contábil e financeira dos consumos de cada serviço (energia, água, gás e telecomunicações). “O robô faz a extração e complementação dos dados de cada fatura e, com inteligência artificial, faz uma série de análises”, acrescenta Thaís Carneiro.

De acordo com a executiva, é possível enumerar pelo menos meia dezena de ganhos obtidos por uma empresa que opta por contratar a automação do pagamento das faturas de consumo. São eles: a redução de custos (robôs substituem funcionários que podem ser deslocados para funções estratégicas); a produtividade (sobretudo empresas com mais de uma unidade, com dezenas e até centenas de faturas por mês, ficam livres desse trabalho); a diminuição do risco operacional (zeram-se erros de preenchimento e pagamentos); a escalabilidade (pode-se focar na ampliação do negócio); e a gestão mais assertiva dos pagamentos.

Thaís destaca, ainda, o salto que se obtém a partir da análise fiscal, contábil e financeira das faturas, acelerada e precisa com RPA e inteligência artificial. “É possível fazer auditoria e ‘compliance’ em tempo real, por exemplo. Ainda, corrigir rapidamente erros, imprecisões e eventuais cobranças indevidas.”

A gestão e controle dos gastos, incluindo comparação com consumo histórico, bem como a promoção da análise de cenário tributário são também processos proporcionados pelo uso das tecnologias na gestão de faturas de consumo. “Tudo isso significa maior controle estrutural e financeiro, com gestão mais assertiva do fluxo de caixa da empresa”, pontua Thaís Carneiro.

PROCESSO OPERACIONAL
A equipe do ROIT BANK preparou um material em que explica o processo operacional da solução. Algumas características são as seguintes:

  • Recebimento por três formas: busca automática nas prestadoras de serviços (água, energia elétrica, gás e telecom), recebimento por e-mail e upload;
  • Pagamento: automático e previamente autorizado, na data correta diretamente nos bancos;
  • Extração do documento: de forma automática identificam-se os dados do documento, incluindo o tomador do serviço, a concessionária, datas, valores e consumo;
  • Complementação: só há interferência humana quando a IA não conseguiu identificar algum dado na etapa anterior (extração);
  • Robô Contábil: correto lançamento contábil e fiscal diretamente no ERP da empresa;
  • Robô Financeiro: pagamento diretamente no banco, geração do comprovante e baixas contábeis diretamente no ERP.

Mais detalhes em Gestão Inteligente de Faturas.

13 de março de 2025
Atualizamos as premissas para cálculo do Imposto Seletivo, de forma que: I) Entradas a) Quando o IS não é calculado: Importação como insumo de produtos fumígenos e bebidas alcoólicas; Devolução de venda em operações de revenda; Aquisição interna de insumos de produtos fumígenos e bebidas alcoólicas por empresas com CNAE industrial desses produtos. Caso seja uma devolução de venda, o CNAE a ser consultado será o da empresa; Quando nenhuma combinação de premissas do item b é atendida. b) Quando o IS é calculado: Importação para uso/consumo de produtos sujeitos ao IS Método de Cálculo: Se o filtro "Alíquota IS" não for preenchido, o IS é igual ao valor do IPI. Se o filtro "Alíquota IS" for preenchido, o IS será calculado conforme a alíquota informada. Importação para revenda de produtos fumígenos e bebidas alcoólicas Método de Cálculo: Se o filtro "Alíquota IS" não for preenchido, o IS é igual ao valor do IPI. Se o filtro "Alíquota IS" for preenchido, o IS será calculado conforme a alíquota informada. Aquisição no mercado interno de produtos com incidência de IS que não tenham regra específica Método de Cálculo: Se o filtro "Alíquota IS" não for preenchido, o IS é igual ao valor do IPI. Se o filtro "Alíquota IS" for preenchido e o CNAE do participante for industrial, o IS será calculado conforme a alíquota informada. Caso seja uma devolução de venda, o CNAE a ser consultado será o da empresa; Se o filtro "Alíquota IS" for preenchido e o CNAE do participante não for industrial, o IS será calculado conforme a alíquota informada e multiplicado pela carga tributária informada (33,71% ou 100%). Caso seja uma devolução de venda, o CNAE a ser consultado será o da empresa. II) Saídas a) Quando o IS não é calculado: Revenda de produtos fumígenos e bebidas alcoólicas quando a origem do CST de ICMS for 1 ou 6 (importação própria); Quando nenhuma combinação de premissas do item b é atendida. b) Quando o IS é calculado: Industrialização de produtos fumígenos e bebidas alcoólicas: Método de Cálculo: Se o filtro "Alíquota IS" não for preenchido, o IS é igual ao valor do IPI. Se o filtro "Alíquota IS" for preenchido, o IS será calculado conforme a alíquota informada. Devolução de compra para revenda quando o CNAE do participante for industrial de produtos sujeitos ao IS: Método de Cálculo: Se o filtro "Alíquota IS" não for preenchido, o IS é igual ao valor do IPI. Se o filtro "Alíquota IS" for preenchido, o IS será calculado conforme a alíquota informada. Saída de produtos sujeitos ao IS por empresas com CNAE industrial desses produtos. Caso seja uma devolução de compra, o CNAE a ser consultado será o do participante: Método de Cálculo: Se o filtro "Alíquota IS" não for preenchido, o IS é igual ao valor do IPI. Se o filtro "Alíquota IS" for preenchido, o IS será calculado conforme a alíquota informada.

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12 de março de 2025
Atualizamos a premissas das entradas para os tributos de ICMS, ICMS-ST e IPI, para que, sempre que tiverem valor informado, vamos utilizá-lo. Para quando o ICMS normal não for informado, atualizamos as premissas de cálculo. A alíquota de incidência tem distinção para produtos importados sujeitos a alíquota de 4%, identificado com base no CST de origem informado no SPED. Para as demais operações, também temos distinção em operações interestaduais de alíquota 7% ou 12% com base na informação de UF origem e UF destino, assim como, começamos a utilizar para operações internas, a alíquota geral de ICMS de cada estado. Referente ao Valor Bruto - AS IS de entrada, agora para sua composição, sua composição passa ser: Valor do item + Valor de outras despesas (frete, seguro e outras despesas) proporcionalizadas por item dentro de cada documento fiscal + ICMS ST destacado no SPED ou ICMS ST calculado. Atualizamos as regras para considerar os valores informados nos tributos ICMS, ICMS-ST e IPI sempre que estiverem disponíveis.
28 de janeiro de 2025
O Supremo Tribunal Federal (STF) voltou ao julgamento que afastou a incidência do ICMS nas transferências interestaduais de mercadorias entre estabelecimentos de uma mesma empresa. Mesmo com a modulação da decisão, a questão, segundo os contribuintes, não ficou completamente definida. Empresas acabaram autuadas por não pagamento do imposto. O tema está na pauta dos tribunais superiores há mais de 30 anos. O primeiro precedente qualificado sobre o tema é de 1996: a Súmula nº 166 do Superior Tribunal de Justiça (STJ). O texto diz que “não constitui fato gerador do ICMS o simples deslocamento de mercadoria de um para outro estabelecimento do mesmo contribuinte”. Em 2021, o Supremo julgou o assunto com repercussão geral, no Tema 1099. Foi decidido que a cobrança era inconstitucional, mas a decisão foi modulada para só ter eficácia para o exercício financeiro de 2024, exceto para os processos administrativos e judiciais pendentes de julgamento “até a data de publicação da ata de julgamento da decisão de mérito da ADC 49”, que foi dia 29 de abril de 2021. O problema é que alguns Estados começaram a lavrar autos de infração para os exercícios financeiros entre a data de publicação da ata e o início da vigência da decisão – ou seja, de maio de 2021 até dezembro de 2023. Porém, para tributaristas, não faz sentido cobrar um imposto que foi declarado inconstitucional em razão da modulação de efeitos. Os contribuintes já tinham tentado restringir a cobrança em embargos de declaração na ADC 49. Mas eles foram rejeitados duas vezes porque tinham sido apresentados por amici curiae (interessados no processo, e não as partes). Agora, a questão voltou à Corte na forma de recurso extraordinário, e já há maioria no Plenário para reconhecer que ela tem repercussão geral e para reafirmar a modulação nos termos em que foi formulada em 2023 (RE 1490708). Segundo Monique Salgado, Head of Legal da ROIT, empresa que usa inteligência artificial para soluções tributárias, e advogada da causa que chegou ao Supremo, os desembargadores do Tribunal de Justiça de São Paulo (TJSP) tiveram posicionamento pró-contribuinte, mas a Procuradoria-Geral do Estado (PGE) recorreu para tentar chancelar a cobrança retroativa. “Se o Estado puder cobrar esse ICMS, vai virar uma caça às bruxas contra os contribuintes. A modulação de efeitos serve para garantir a segurança jurídica, e não para dar carta branca para os Estados cobrarem um imposto que foi considerado inconstitucional”, diz. Apesar de o entendimento do TJSP no caso ser pró-contribuinte, outros tribunais têm dado razão ao Fisco. Em março de 2024, a 21ª Câmara Cível do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul (TJRS) negou o pedido de uma empresa para não pagar o imposto porque o processo “não se enquadra na exceção estabelecida [na modulação], considerando que impetrado apenas em 30 de março de 2023”. O Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG) também deu razão ao Fisco quanto à data de validade do precedente do Supremo, e reformou a sentença favorável que o contribuinte tinha conseguido na primeira instância (processo nº 1.0000.24.155972-3/001). Até o fechamento da edição, havia sete votos pela manutenção do entendimento atual. Ainda há a possibilidade de algum ministro pedir destaque e levar o julgamento para o plenário físico. Se prevalecer o entendimento atual, ficará mantida a situação que abriu a brecha para a cobrança do imposto pelos Estados, segundo Bruno Teixeira, sócio tributarista de TozziniFreire Advogados. No voto condutor do julgamento, o relator do processo, ministro Luís Roberto Barroso, apontou que a “desconsideração da modulação, além de violar a autoridade das decisões do STF em jurisdição constitucional, contraria a segurança jurídica e o equilíbrio fiscal que justificaram a modulação”. Para os representantes dos contribuintes, no entanto, o imposto não pode ser exigido. “Eu até diria que, no julgamento da ADC 49, ficou muito claro que não poderia cobrar. Inclusive, em seu voto, o ministro Nunes Marques fez a ressalva explícita de que eventual modulação não autorizava a Fazenda a autuar os contribuintes”, diz Teixeira. A situação dos contribuintes é duplamente negativa, aponta o especialista: por um lado, não pode reivindicar o tributo que eventualmente tenha sido pago antes da declaração de inconstitucionalidade e, por outro, está sujeito à cobrança retroativa dos tributos em relação a exercícios financeiros passados. Leonardo Roesler, especialista em direito tributário do RCA Advogados, aponta que as empresas que não judicializaram a questão estão sendo obrigadas a pagar um imposto declarado inconstitucional. “A solução justa deveria ser permitir que as empresas compensem o imposto pago indevidamente.” A manutenção da tese fragiliza as empresas que escolheram não judicializar uma questão que já parecia pacificada no Judiciário há muitos anos, afirma Mariana Ferreira, coordenadora tributária no Murayama Affonso Ferreira e Mota Advogados. “Esse julgamento evidencia que a segurança jurídica na esfera tributária é muito frágil, o que leva à infeliz necessidade de os contribuintes precisarem judicializar causas pelas quais, em regra, eles não precisariam brigar”, diz a advogada. “Estamos falando de três anos de recolhimento, é um impacto muito significativo no caixa das empresas.” Procurada pelo Valor, a Procuradoria-Geral do Estado de São Paulo (PGR-SP) não se manifestou. Fonte: Valor Econômico , 28 de janeiro de 2025
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