Invoice-To-Pay: A Inteligência Artificial e o Mínimo Humano Possível nessa jornada

Hiperautomação no Invoice-To-Pay: seu ERP não está preparado para isso

Quando eu falo em “ERP”, certamente você lembra de algumas marcas importantes de softwares generalistas de gestão, como SAP, Protheus, Oracle, Datasul, Sankhya, Senior ou até mesmo o Tasy da Philips, focado para a área de saúde. E é verdade que essas soluções são indispensáveis para qualquer empresa que tenha superado os R$30 milhões de faturamento anual e, claro, não conseguem mais fazer gestão de maneira organizada e profissional usando planilhas de Excel ou ERPs de pequeno porte. Afinal, essas empresas que, normalmente já estão no Lucro Real, precisam de uma contabilidade regular, passam ou desejam passar por auditoria, demandam crédito, financiamentos e, muito provavelmente, querem garantir o crescimento de valor da companhia.

É provável que a sua empresa já esteja nas versões mais sofisticadas e caras da SAP ou da Totvs, que prometem revolucionar a gestão empresarial, mas possuem limitações críticas e próprias de qualquer ERP. E isso não se trata de uma crítica, mas apenas de uma constatação. Muitos sistemas se apresentam como soluções de "automação", no entanto, são projetados para serem operados ativamente pelos usuários. Essa abordagem contradiz a promessa de automação, pois ainda exige intervenções humanas em todas as etapas. Essa dependência não é acidental, mas sim o reflexo de uma estratégia deliberada para minimizar a responsabilidade do fornecedor do sistema, além de ampliar sua receita por meio da venda de serviços profissionais adicionais. Consequentemente, não oferecem conteúdo fiscal e contábil baseado em histórico e aprendizado de outras empresas, nem a capacidade de aprender com o uso e de se adaptar dinamicamente. O resultado? Organizações se encontram presas em um ciclo de depender de equipes numerosas e caras para alimentar e manter esses repositórios de dados e compliance, gastando horas infindáveis e recursos valiosos. Esta é a realidade da automação prometida por muitos ERPs: uma promessa incompleta que ainda depende intensamente do esforço humano.

A hiperautomação precisa então entrar em cena, caso o seu objetivo seja garantir os melhores resultados de forma constante e sem dependência humana. Não como um mero upgrade, mas como uma revolução completa. Imagine um “sistema” que não apenas faz ou armazena, mas que “pensa”, antecipando cenários, adaptando-se às mudanças fiscais e otimizando processos com uma eficiência sobre-humana, com milésimos de segundos. É a Inteligência Artificial redefinindo as regras do jogo!

Uma das principais previsões feitas pelo Gartner em 2021 esperava que, até 2024, as organizações reduzissem os custos operacionais em 30%, com a combinação de tecnologias de hiperautomação e processos operacionais redesenhados, usando pelo menos 3 dos mais de 20 softwares agnósticos de hiperautomação. Este não é um estudo para ser ignorado. No cenário de Invoice-To-Pay, isto significa uma economia substancial, não apenas em termos monetários, mas também em tempo – o recurso mais valioso em qualquer negócio. Pense na quantidade de horas humanas economizadas quando um sistema baseado em IA assume o controle, processando documentos desde a sua origem, cruzando os dados com o pedido de compra, com o cadastro do fornecedor, além de fazer todas as análises fiscais que poderiam gerar autuações, multas e juros, quando mal feitas, até a execução final dos pagamentos e sua contabilização. É um grande salto do operacional para o estratégico.

Mas o que realmente faz a hiperautomação brilhar no mundo do Invoice-To-Pay? É a sua habilidade inata de ir além da mera repetição e execução de tarefas a partir de regras pré-determinadas. Vamos pegar, por exemplo, a análise fiscal de retenções em uma nota fiscal de serviços tomados. Algo bem específico, eu sei. Mas questione seu time sobre quantas notas de serviços tomados são recebidas por mês, quem cuida delas, quem lança, que faz análise fiscal e quem paga. Garanto a você que não é nada simples, em especial quando o volume é alto. E qualquer um dos ERPs demanda um belo esforço de parametrização, que acontece antes do fato (antes da NFSE chegar, claro). Mas não se trata de uma parametrização simples. São milhões de combinações a serem feitas, entre o regime tributário da empresa, o regime tributário de cada fornecedor, o código de serviço, o município de origem, o município de destino, o local da efetiva prestação e outros parâmetros que determinarão se há ou não retenções federais (IR, PIS, COFINS, CSLL, INSS) e retenções municipais (ISS), além da base de cálculo e alíquota, que sofrem inúmeras variações a depender de cada uma das combinações de parâmetros. Já seria insano se cada empresa precisasse fazer isso UMA vez no ERP. Mas não, não se iluda, isso precisa ser feito inúmeras vezes, todos os meses, em razão das mudanças na legislação, novos fornecedores, novos serviços, novas unidades expandidas, etc. Aqui entra a hiperautomação com IA, que cuida de todos esses desafios e muito mais.

Portanto, dizer que os ERPs não estão preparados para a hiperautomação não é subestimar suas capacidades; é reconhecer que já entramos em uma nova era. Uma era onde “seguro”, “rápido” e “eficiente” são apenas o ponto de partida. Com a IA já vivemos o verdadeiro “mínimo humano possível”, como eu gosto de chamar aqui na ROIT e já fui bastante criticado pela expressão (não é Anne Raquel? rs). Mas ela não significa menos humanidade, e sim mais espaço para inovação, para a criatividade e a estratégia. Isso é muito mais do que uma evolução, é uma revolução na maneira como entendemos e gerenciamos os processos de negócios.

Tempo Humano em Processos Tradicionais: muito tempo de gente cara está sendo desperdiçado, garanto.

O tempo humano é um recurso caro, finito e incrivelmente valioso. Mas observe no seu dia de trabalho quantos sistemas você acessa na sua empresa para cumprir burocracias? Abrir chamados de solicitações de compra, receber notas de fornecedores, preencher formulários no ServiceNow ou até lançar direto no SAP. É essa a realidade da sua empresa? Fazemos diversos estudos na ROIT, durante nosso trabalho de assessment, que envolve o levantamento do “AS IS” e a construção do “TO BE” com hiperautomação e IA. Apuramos que, em média, profissionais de compras, contabilidade, fiscal e contas a pagar gastam cerca de 65% do seu tempo em tarefas manuais e repetitivas, ainda que sejam consideradas “críticas”, “exceção”, “pouca coisa, rapidinho eu faço” ou “analíticas e não operacionais”. É assustador! As pessoas já estão tão acostumadas com os processos ruins, que não conseguem enxergar que estão gastando mais da metade do seu tempo e da sua carreira para preencher formulários, verificar dados, corrigir erros e responder e-mails sem sentido. Em termos práticos, vemos muitas empresas que contratam um “Einstein” para apertar parafusos. Eficiente? Claramente não.

Este cenário não é apenas um desperdício do talento humano, é rasgar dinheiro sem dó. Imagine o custo de ter profissionais altamente qualificados, com salários altos, realizando tarefas que, francamente, não exigem sua expertise. Estamos discutindo sobre milhares, se não milhões, em despesas anuais que poderiam ser melhor alocadas, principalmente quando inserirmos os reflexos da ineficiência dos processos: atrasos, multas, juros, negativações, insatisfações internas, problemas com fornecedores, divergências em informações, perda de credibilidade e muito mais. Além disso, o desgaste emocional e a falta de motivação provocadas por essa rotina enfadonha não podem ser ignorados. Afinal, mentes brilhantes gostam de desafios, não de ERPs, formulários e processos burocráticos.



A hiperautomação e a Inteligência Artificial resolvem tudo isso? Praticamente! Não reduz a zero a necessidade dos profissionais talentosos, mas os utiliza cada vez menos, a partir do aprendizado constante e automático da IA. Vou mostrar alguns números e resultados obtidos por nossos clientes com a solução de Invoice-To-Pay da ROIT, que utiliza a inteligência artificial para hiperautomatizar toda a jornada end-to-end de médias e grandes empresas. O caso abaixo é de uma empresa com mais de 80 mil documentos processados no período de 3 meses, com SAP ECC, milhares de fornecedores e diversas complexidades. No mês de outubro de 2023 (primeiro mês), 83% dos documentos exigiram intervenção humana, principalmente em razão do volume de exceções, regras de negócio do passado e inconsistências no ERP. No mês seguinte, a IA já tinha solucionado boa parte das exceções, aprendido com os usuários, e a nossa solução também atualiza diretamente o ERP, resolvendo inconsistências de parametrizações do passado. O resultado é animador, apenas 19% dos documentos tiveram necessidade de interação humana. Fechamos o ano com apenas 10%! Esse é o poder da hiperautomação com IA, absolutamente impossível de ser entregue por qualquer um dos ERPs do mercado.