As 10 principais tendências em Procure-To-Pay na Era da Hiperautomação e da Inteligência Artificial

Muitas empresas ainda enfrentam o crônico desafio da ineficiência em gestão de compras, escriturações fiscais de entradas e pagamentos a fornecedores. Erros, atrasos, multas e juros são apenas alguns dos reflexos percebidos por diferentes áreas, principalmente dos requisitantes, que precisam atender e contornar situações desastrosas com fornecedores, quando não precisam se preocupar até mesmo em lançar notas fiscais e conhecer regras de retenções, bases de cálculo e alíquotas (um absurdo, convenhamos). 

Os fornecedores têm até evitado trabalhar com grandes corporações que, apesar da capacidade financeira admirável, acabam por atrasar ou dificultar demais o recebimento de notas fiscais e pagamentos. Em geral, por pura burocracia interna. O processo de pagamento a fornecedores é dependente de várias etapas, diferentes pessoas e áreas, iniciando-se na requisição de compra e percorrendo uma extensa jornada que envolve validações fiscais e contábeis, até  alcançar o departamento de contas a pagar e, finalmente, serem processadas no banco. 

Esse labirinto operacional é ainda mais complicado pela diversidade e pelo volume de documentos — notas fiscais de mercadorias adquiridas, notas fiscais de serviços tomados, conhecimentos de transporte, faturas, notas de débitos, boletos bancários, invoices, pedidos de compra — que chegam em momentos distintos, formatos diversos (XML, PDF, Imagem) e por diferentes canais (e-mails, baixas automáticas, portais, etc). 

As médias e grandes companhias, agora mais do que nunca, precisam adotar estratégias de centralização e hiperautomação, confiando a gestão integral do fluxo para “Procure-To-Pay”, uma área com super poderes, já implementada por muitas companhias globais. É a área de P2P a responsável por integrar e otimizar essas operações, garantindo agilidade, precisão e, sobretudo, pontualidade nos pagamentos e no relacionamento com  fornecedores e requisitantes internos.

Para garantir o sucesso da implementação em Procure-To-Pay é essencial a implementação da Inteligência Artificial e da hiperautomação, introduzindo a capacidade de aprender e de se adaptar a padrões complexos e tomar decisões. Isso aumenta a assertividade, a velocidade de processamento e reduz o risco de erros humanos, além de liberar recursos valiosos para tarefas mais estratégicas. 

À medida que avançamos para um futuro cada vez mais digitalizado, a hiperautomação end-to-end, alimentada pela inteligência artificial, define o novo padrão para a excelência operacional no universo do P2P, prometendo transformar radicalmente a maneira como as empresas conduzem suas operações financeiras. 

A integração de compras, contabilidade, gestão de fornecedores, recebimento fiscal, controladoria, tax, tesouraria (contas a pagar) e até auditoria, por si só, já representam uma baita transformação e evolução. Mas quero destacar aqui dez tendências que acredito serem as principais em Procure-To-Pay nos próximos 5 anos, em busca de eficácia operacional e  excelência estratégica:

1. Hiperautomação End-To-End do Processo de Pagamentos, com aplicações de IA: a hiperautomação utiliza uma combinação de tecnologias, incluindo Inteligência Artificial (IA), robotização, big data e analytics, para automatizar todas as etapas de processos de P2P de ponta a ponta, das mais simples até as mais complexas. Isso não apenas acelera o ciclo de pagamento, mas também elimina erros humanos. A abordagem da ROIT para incorporar IA reflete esta tendência, possibilitando a análise e processamento automáticos de notas fiscais, boletos, invoices e faturas, de ponta a ponta, oferecendo insights preditivos que otimizam as decisões financeiras. Conheça a Esteira de Invoice-To-Pay:

2. Integração Perfeita entre Compras, Fiscal, Contábil e Contas a Pagar: a integração entre essas áreas é fundamental para maximizar a eficiência operacional e reduzir atritos no processo. O desafio da transformação é reunir os líderes dessas áreas e convencê-los a entregar boa parte de suas atividades para uma plataforma única de hiperautomação. As empresas que o fizeram colhem os frutos dessa mudança, conseguem ter visão integral e real time do processo, além de serem extremamente estratégicas na gestão e tomada de decisões.

3. Gestão Compartilhada com Fornecedores e um Portal de Fornecedores Self-Service: o Portal de Fornecedores é utilizado por diversas companhias, mas muitos de maneira limitada e onerosa operacionalmente ao fornecedor. A tendência que acredito é de Portais realmente colaborativos, que ofereçam facilidades aos fornecedores, como cadastros rápidos, atualizações automáticas, validações de conta bancária em tempo real (sem a necessidade de enviar comprovante da conta bancária), envio e acompanhamento de documentos, notas fiscais, faturas e boletos, possibilidade de antecipar recebíveis em poucos clientes e, até mesmo, gerar relatórios prontos de tributos retidos. Tudo isso já é possível com o Portal do Fornecedor da ROIT ;) Veja mais no meu outro artigo Melhores Práticas para a Implementação de um Portal do Fornecedor e os Benefícios para Gestão de Compras e Contas a Pagar.

4. Detecção e Prevenção de Fraudes: a utilização de tecnologias avançadas para identificar padrões anormais e potenciais fraudes com IA é essencial para garantir a segurança do processo que mais movimenta recursos financeiros em uma empresa, o Procure-to-Pay (P2P). Notas canceladas, contas bancárias falsas, boletos divergentes, notas fiscais fabricadas e registros contábeis falsos, exigem soluções tecnológicas sofisticadas de combate à fraude. Confiar exclusivamente na vigilância humana para monitorar essas atividades só aumenta a probabilidade de erros e desvios financeiros. Para saber mais sobre esse tema, recomendo a leitura do meu artigo Pagamentos Sob Suspeita: Desvendando Fraudes no Contas a Pagar e nos Lançamentos Contábeis e Fiscais.

5. Antecipação de Pagamentos a Fornecedores. Redução do Custo Financeiro aos Fornecedores: oferecer opções de pagamento antecipado beneficia tanto fornecedores, por melhorar o fluxo de caixa com condições de juros melhores (pois o risco é menor - Risco Sacado), quanto a sua empresa, que pode operar com FIDC próprio ou gerar receita de rebate usando outros fundos. Essa oferta ainda encontra resistências, em razão do efeito “Americanas”, que escolheu um caminho não ortodoxo, digamos assim. Mas é perfeitamente lícita a operação de “Risco Sacado” e pode ser contabilizada corretamente pela sua empresa, inclusive, de maneira totalmente automática, sem depender de pessoas para operar o crédito aos fornecedores.

6. Controles de Compliance e Regulatórios: manter a conformidade com as leis e regulamentos locais e internacionais é indiscutível. Mas como garantir que todas as regras de negócio sejam respeitadas pelas pessoas dentro da organização? Ainda que muitos ERPs tenham controles rigorosos, nós sabemos que a vida real é diferente e permite uma série de contornos, o que fica totalmente distante quando se tem uma IA operando em conjunto, para pré-auditar ou ainda para executar a auditoria real time no fluxo completo. Essa é uma grande tendência: auditorias em tempo real.

7. Analytics Poderosos com Relatórios Financeiros e Análises Avançadas: enquanto muita gente espera fechar o mês, a tendência aqui é de análises em tempo real, dashboards recheados de cruzamentos de dados e, principalmente, análises preditivas, baseadas em histórico e projeções. Mudança no comportamento de preços por itens, por fornecedor, por região, por período são apenas algumas das informações valiosas a serem fornecidas e consumidas pela área estratégica de P2P.

8. Blockchain para Transparência e Segurança: o blockchain tem o potencial de revolucionar o P2P, oferecendo uma segurança incomparável e transparência em cada transação, sem a interferência e manipulação humana. Embora a implementação possa ser complexa, a integração de tecnologias de blockchain nas soluções da ROIT, por exemplo, já são possíveis e garantem o que há de mais sofisticado em confiabilidade de dados.

9. Utilização de Soluções OTT (Over-The-Top) Integrando Todas as Plataformas da Companhia: a cada dia que passa temos mais soluções de tecnologia especializadas. Provavelmente você tem na sua empresa um ERP (SAP, Protheus, Oracle), um CRM (SalesForce, HubSpot), um sistema de chamados como ServiceNow ou Jira, um sistema de atendimento, um de transporte e, claro, o bom e velho Excel de guerra. Não é verdade? Mas fazer todos esses sistemas falarem a mesma língua não é uma tarefa fácil, em especial quando eles precisam entender de contabilidade, fiscal, financeiro e compras. Se você ainda não leu, reserve um tempo especial para esse artigo: Como vencer as 4 versões da verdade na gestão fiscal e financeira com IA e a Inovação OTT (Over-The-Top) da ROIT.

10. Eliminação Máxima de Etapas Humanas nos Processos, com a Aplicação do Mínimo Humano Possível: a Inteligência Artificial permite libertar as pessoas de inúmeras tarefas operacionais e analíticas, para que elas possam focar em atividades de maior valor agregado. No entanto, você já parou para pensar quanto do seu dia é consumido lendo e respondendo e-mails? Quanto tempo é necessário para aprovar um pedido de compra? E quanto a receber notas fiscais, abrir e-mails, visualizar PDFs, responder ou encaminhar essas mensagens? É provável que muitos de nós não tenhamos a exata noção desses tempos, muito menos acesso a esses dados detalhados. Essa falta de conhecimento e medição precisa nos impede de valorizar adequadamente nosso recurso mais escasso e valioso: o tempo! Por isso, uma grande tendência em P2P é o “Mínimo Humano Possível” com o controle rigoroso de Time Tracking. Você pode se aprofundar nesse artigo sobre essa tendência: Invoice-To-Pay: A Inteligência Artificial e o Mínimo Humano Possível nessa jornada.

Estas tendências não são apenas transformações tecnológicas; elas representam um novo paradigma no mundo corporativo, onde a inovação, a eficiência e a segurança caminham lado a lado, quando diversos processos são repensados, recriados e unificados com IA e a hiperautomação. 

Se você quer impulsionar o sucesso da sua empresa e da sua carreira, em um mercado cada vez mais competitivo, entre em contato com os nossos especialistas em hiperautomação e conheça nossas soluções: https://www.roit.com.br/produto/esteira-de-invoice-to-pay